Como os Grandes Executivos aumentam seus lucros, com o controle de reembolso.

Reembolso é qualquer pagamento feito pelo funcionário, seja na aquisição de um produto ou serviço, necessário para um procedimento enquanto o mesmo exerce sua função pela empresa, isso acontece muitas vezes com as as viagens corporativas, que possuem caráter profissional, basicamente compreendem gastos como hospedagem, alimentação, táxi, passagens aéreas, entre outros, de acordo com as definições da empresa. Muitas empresas estabelecem desde já, políticas de reembolsos, onde são definidos valores para cada tipo de despesa. Além disso, o valor do reembolso pode se alterar em função de cada cargo na empresa, como por exemplo valores diferenciados para a diretoria.

Os funcionários precisam explicar a validade de suas despesas. O gerente de aprovação e o membro da equipe de finanças que faz a auditoria e a revisão também precisam ir para frente ou para trás com o funcionário para entender as despesas ambíguas. Esses são fatores que muitas vezes acumula-se tempo. No final do dia, você acaba cansado, com funcionários frustrados e reembolsos atrasados.

Uma falha… ou fraude?

Deixar a porta aberta para interpretação aumenta as oportunidades de fraude. Ninguém gosta de pensar que seus funcionários estão se aproveitando deles, mas isso acontece. Felizmente, com uma política empresarial clara, erros e fraude são mais fáceis de serem detectados e eliminados.

No longo prazo, isso pode gerar benefícios ainda mais para empresa. A implantação inicial da tecnologia já ajuda a reduzir custos. Com o auxílio da tecnologia, o tempo e as análises se tornam ainda mais eficientes, pois a partir deles, você pode identificar possíveis oportunidades de melhoria e, com isso, buscar formas de reduzir ainda mais o custo-benefício de cada processo.

Para o funcionário também é uma grande vantagem, já que o processo de reembolso se torna mais rápido e simples, e ele não precisa ficar acumulando as notinhas na carteira. O aplicativo do PAYTRACK, que é disponibilizado para todos os funcionários das empresas que são nosso clientes, pode ser baixado e assim ter seu uso diário em qualquer lugar.

O dinheiro é um tópico pessoal e sensível, especialmente se um funcionário está pagando do seu próprio bolso para obter um reembolso mais tarde, ele já fica naquela expectativa se não terá problemas. Garantir que todas as diretrizes sejam claras e concisas e não deixar nenhuma abertura para interpretação, fazem toda a diferença. Isso também abre as portas para uma melhor comunicação entre sua equipe. Podemos mencionar que essa melhor compreensão das despesas torna a criação, revisão e aprovação de despesas muito mais rápidas.

Qual é o problema do reembolso de despesas?

O arquivamento de notas exige disciplina tanto dos profissionais que necessitam desses reembolsos, quanto do departamento financeiro, que deverão guardar os dados e fazer os cálculos corretamente. Até aqui, explicamos que o reembolso de despesas está diretamente ligado à comprovação dos custos. E é aí que os problemas começam a aparecer. Logo, se ocorrer perda dos papéis por uma das partes, o estorno ficará comprometido e a insatisfação será grande. Gerando aumento das despesas.

Mas isso não é tudo. As empresas que não possuem um teto de gastos e políticas claras de reembolso correm o risco de demonstrar aos membros da equipe que os cofres estão sempre abertos para o uso. Na plataforma da PAYTRACK, existe mais de 50 tipos de itens de políticas disponíveis, auxiliando o trabalho dos gestores nas suas tomadas de decisões.

Não tem teto de gastos. Como assim? Quando a companhia deixa de definir o que são e o que não são custos a serem ressarcidos, hipoteticamente, os profissionais podem usar o quanto quiser em almoços e hospedagem, já que o reembolso de despesas é certo. Isso é um pensamento da maioria.

Mas existe o outro lado também. Instituições empresariais com processos muito engessados, burocráticos e políticas confusas desmotivam os funcionários e aumentam a rotatividade. Afinal, ninguém quer ficar num lugar em que há muitas etapas e falta de transparência nas regras para o retorno do dinheiro.

Não correr esse risco é um caminho seguido por muitos gestores eficientes em suas funções. Já que o investimento em dar melhores condições aos funcionários se torna mais atrativo do que a aquisição, principalmente pelo tempo necessário ao treinamento do mesmo.

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