Reembolso e Adiantamentos,

regras difíceis de lidar.

Um grande desafio de gerenciamento empresarial é estabelecer os critérios para os adiantamentos e a prestação de contas das despesas efetuadas pelos colaboradores, quando em viagem a serviço.

O certo é fornecer adiantamento ao colaborador para cobertura das despesas de viagem, formalizado pela emissão de “Solicitação de Adiantamento”. Isso é o que acontece com a maioria das empresas de varejo.

Algumas empresas tentam controlar as falhas nesse processo, uma das maneiras é não fornecer qualquer adiantamento ao colaborador que tenha alguma prestação de contas pendente. Nesse caso, o colaborador deverá prestar contas do adiantamento anterior para que se habilite ao recebimento de um novo.

Políticas e Diretrizes

Esta política tem por objetivo estabelecer as diretrizes para as Prestações de Contas referentes às despesas ocorridas em viagens pelas empresas de varejo.

Uma forma de conseguir resultados satisfatórios era estabelecer diretrizes e procedimentos para o adiantamento e reembolso de despesas efetuadas pelos colaboradores da Empresa. No cumprimento de suas responsabilidades, bem como, definir critérios relativos a despesas de viagens a serviço.

A empresa deverá priorizar a prática do reembolso de despesas através de prestação de contas, em detrimento ao adiantamento de despesas, o qual somente deverá ser requisitado em casos de necessidades.

O controle eficaz das despesas deverá ser da responsabilidade de cada colaborador, cabendo ao Gestor imediato, conforme critérios na Política de Alçadas, à responsabilidade pela aprovação da prestação de contas de despesas reembolsáveis pela empresa.

Pratique o Reembolso

A empresa deverá priorizar a prática do reembolso de despesas através de prestação de contas, em detrimento ao adiantamento de despesas, o qual somente deverá ser requisitado em casos de necessidade.

É exatamente nessa aba, Prestação de Contas, que o nosso sistema tem a possibilidade do colaborador visualizar quais são os seus adiantamentos e reembolsos a serem recebidos.

O profissional teve a sua viagem aprovada, ele inicia o processo de prestação de contas a partir do momento que ele tiver lançado as notinhas de produtos e serviços consumidos por ele.

O Paytrack possui  a versão mobile, exatamente para facilitar esse processo, já que após o consumo, o colaborador tem a opção de fazer o upload dessas notinhas de gastos realizados durante a viagem.

Alimentar as informações dos dados das despesas, alinhado com as políticas de viagem, o colaborador fica ciente de quais os gastos possíveis diariamente, por refeição ou diária. Ao final ele saberá, se terá valores de reembolso ou não. Fica fácil a visualização dessas informações no painel de controle do Funcionário.

Essas funcionalidades se torna interessante para você? Conhece alguém que iria se interessar em saber mais?

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