As viagens corporativas são muito importantes para empresas que buscam crescimento dos seus os negócios, crescendo nacionalmente ou até expandindo no mercado internacional. Mas é preciso estar ciente que essa demanda também traz custos para a sua empresa. Porém, quando você tem um processo de gestão de viagens e prestação de contas que contém processos  manuais e pouco eficientes, esse custo pode ser ainda maior

E por isso é de extrema importância que você e toda a sua equipe estejam alinhados para que todo o processo seja realizado de maneira organizada, planejada e preferencialmente, automatizada, evitando assim gastos desnecessários e aumento nos custos da viagem.

Mas como evitar esses problemas?

A resposta não é simples.

Mas acreditamos que algumas práticas podem contribuir para a otimização dos recursos utilizados nas viagens:

  • Planejamento e organização

Para que todo o processo de gestão de viagens ocorra de forma satisfatória e com redução de custos, precisamos que se inicie com planejamento e organização. Definições de roteiro e objetivos da viagem, necessidade de serviços da agência do cliente, controle do orçamento, definição de tetos de gastos e alçadas de aprovação. Essas são algumas práticas que podem tornar os recursos empregados nas viagens mais efetivos.

Você pode se perguntar: mas como organizar de forma eficiente todo esse processo? A resposta está no nosso próximo item:

  • Conte com uma política de viagens

A Política de Viagens vai ajudar sua empresa a criar definições e diretrizes para o planejamento e execução das viagens corporativas.

Ao criar esse documento você estará ganhando tempo na organização da viagem, pois todos dos detalhes necessários para a tomada de decisão estarão contemplados neste documento.

  • Utilize uma ferramenta de gestão de viagens

Após contar com uma política de viagens, que contempla todas as etapas e diretrizes para o processo, você pode decidir automatizar a gestão das viagens através de um sistema específico para essa finalidade. Que possa dar visibilidade ao processo completo : desde a roteirização, solicitação dos serviços, workflow de aprovações até a prestação de contas, conectada ao ERP/Financeiro da empresa. Além de inúmeros relatórios gerenciais.

  • Oportunize a prestação de contas via sistema

Mas, se você quer efetivamente reduzir seus custos com viagens corporativas precisa destinar uma solução para o principal gargalo deste processo: a prestação de contas.

Ela parece inofensiva, mas quando realizada de forma burocrática e manual a prestação de contas representa um grande gargalo de produtividade e custos, tanto para o viajante quanto para o gestor que avalia e aprova todas as despesas.

Mas vamos voltar à nossa pergunta inicial: Qual o custo da prestação de contas manual para a sua empresa?

  • Pense no tempo do viajante, que precisa coletar todas as notas e digitar seu relatório/planilha de despesas de forma manual.
  • Pense nas horas que o gestor passa analisando e aprovando esses relatórios.
  • Pense na dificuldade de manualmente identificar possibilidades de otimização de custos.
  • Pense em como submeter todos gastos de viagens à política de Viagens da empresa.

Talvez as empresas não consigam mensurar exatamente essas perdas, e quanto uma prestação de contas sem processos otimizados representa em custos para a sua empresa. Acreditamos que você conseguiu ter um vislumbre de como esse processo pode ser oneroso, certo?

Existe uma solução para esse problema e ela é mais simples do que você imagina: a prestação de contas na palma da mão, que alia um sistema de gestão de viagens com um aplicativo mobile, conectado ao financeiro da empresa. Já criamos uma postagem aqui no blog sobre esse assunto, confira aqui.

Se você quiser entender melhor como funciona o Paytrack e como ele pode ajudar sua empresa e os seus colaboradores nas suas viagens, entre em contato com a nossa equipe clicando aqui.  

Continue acompanhando nosso blog, sempre vamos trazer conteúdos especiais em relação às viagens corporativas.

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