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Prestação de contas na palma da mão

Prestação de Contas com Paytrack

Muitas empresas enfrentam um cenário bem parecido quando o assunto é prestação de contas: fazer o colaborador/viajante enviar no prazo o relatório de despesas com todos os comprovantes dos gastos. A tarefa é simples, mas tem seus desafios.

Esse artigo vai te mostrar como organizar as despesas de viagem e conseguir controlar desde os gastos com despesas até reembolso de quilometragem. Em resumo, vamos falar sobre:

    1. Ter uma política de despesas definida;
    2. Estabelecer um modelo padrão de RDV – Relatório de Despesa de Viagem;
    3. Classificar as despesas que podem ser reembolsadas;
      • Alimentação;
      • Quilometragem;
      • Serviços;
    4. Dar uma ferramenta que facilita o apontamento das despesas para os colaboradores:
      • Digitalização de comprovantes;
      • App para despesas;
      • Cartão de crédito corporativo;
      • Tracking de quilometragem;
      • Gestão de valor do reembolso.

Política definida

O segredo da prestação de contas é ter uma política de reembolso e despesas bem definida. Quando seu colaborador sabe com o que pode gastar e qual o limite de gastos com cada tipo de despesas, fica mais claro e natural para ele fazer o apontamento.

Se você ainda não tem uma política bem definida, pode começar com esse modelo que preparamos para você.

Modelo de Prestações de Conta

Quando a empresa usa um aplicativo para apontamento de despesas, o padrão já fica estabelecido e isso agiliza o processo de prestação de contas. Existem hoje diversos aplicativos que já permitem digitalizar as despesas e padronizam os campos que precisam ser preenchidos. Em uma pesquisa com clientes constatamos uma redução de até 70% no tempo gasto pelos colaboradores no apontamento das despesas quando fazem por dentro de um aplicativo.

Mas se sua empresa ainda não usa nenhum app para despesas, pode começar com algum modelo onde tenham os campos em branco apenas para seu colaborador preencher e que gere o relatório de despesa ao fim do preenchimento. Preparamos um modelo completo de RDV para você usar.

Tipos de despesas reembolsáveis

Seu colaborador precisa saber quais os tipos de despesas são reembolsáveis e quais os limites de reembolso para cada categoria – vimos isso em Políticas. Quando falamos de despesas de viagens corporativas o reembolso é mais comum nessas categorias:

Despesas com alimentação – gastos feitos com comidas e bebidas que estejam permitidas na política da empresa. Com o Paytrack a empresa pode criar uma blacklist que já exclua da prestação de contas alimentos que não forem autorizados, como bebidas alcoólicas, por exemplo.

Despesas de quilometragem – trajeto feito pelo colaborador com o próprio veículo que será reembolsado pela empresa. É necessário ter o ponto de saída e chegada para definir o valor dessa despesa.

Despesas de serviços e traslados – gasto com Uber, 99 ou táxi que o colaborador utiliza também precisa ser incluído no relatório de despesas. Quando o colabor recebe o recibo via e-mail ele pode encaminhar o e-mail com recibo direto para o Paytrack e o apontamento dessa despesa é feita automaticamente.

Ferramentas para apontamento das despesas

App para despesas – ter um aplicativo para controlar os gastos e apontamento das despesas pode ajudar seu colaborador a economizar muito tempo. Todos os apps de despesas já permitem que as notas fiscais sejam digitalizadas e incluídas nos relatórios de forma automática – no Paytrack a leitura da nota fiscal pode inclusive ser feita pelo QRCode ou usando OCR, que lê os itens da nota e transcreve para o relatório. Você pode encontrar os aplicativos de despesas para Android e iOS

Cartão de Crédito Corporativo – evita os adiantamentos em dinheiro ou por transferência para conta bancária do colaborador. Cartões de crédito pré-pagos são uma ótima opção para ajudar a empresa e já registrar as despesas feitas em cada pagamento feito com o cartão. Com o PaytrackCARD, cada despesa paga se transforma numa despesas a classificar dentro do app e o saldo do cartão pode ser transferido caso não tenha sido usado completamente pelo colaborador. 

Tracklog para quilômetro rodadoaplicativo de despesas capaz de acompanhar a rota do viajante e apontar o roteiro feito ajuda a ter melhor controle das despesas de viagem e deslocamentos. O tracklog usado pelo Paytrack consegue apontar o km rodado de forma automatizada

Gestão do valor reembolsado – permitir que o colaborador acompanhe as prestações de conta mostrando o valor pago pela empresas dos RDVs recebidos e os valores que ainda faltam prestar contas.

Como o Paytrack pode te ajudar

 

3 comentários em “Prestação de contas na palma da mão”

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