É muito comum as empresas buscarem ferramentas para organização e planejamento. Todos os seus setores, afinal, isso ajuda a garantir a saúde e manutenção dos negócios. Quando falamos em viagens corporativas não é diferente.

Atualmente, empresários, diretores, gestores, times comerciais, de consultoria, de manutenção, por exemplo. viajam com frequência para reuniões de negócios e outros eventos corporativos. Se você é uma dessas pessoas, e precisa de dicas sobre prestação de contas nas viagens, fique conosco, temos muitas orientações que vão te ajudar nesse contexto.

Prestação de contas – Despesas

Quando estamos numa viagem ou deslocamento de negócios precisamos valorizar ao máximo nossa organização para que possamos otimizar o tempo da viagem e encerrar o processo de forma satisfatória, certo?

Pensando nessa realidade oferecemos no nosso sistema de gestão de viagens,um módulo para Prestação de Contas e Reembolsos, como refeições, pedágio, estacionamentos, táxi, etc. Esse módulo funciona através da plataforma Web e nosso aplicativo mobile.

Essa ferramenta pode também ser utilizada para gestão da Prestação de Contas diversas, como exemplo, um usuário que tenha atividade de compra e reembolso de materiais para realização de seu trabalho. Neste caso, o viajante/usuário registra a foto da nota fiscal, que é anexada à sua prestação de contas.

A funcionalidade proporciona mais agilidade e eficiência para todos os envolvidos no processo de gestão das viagens e deslocamentos corporativos.

Além de manter previamente digitalizados, todos documentos da viagem.

Para o viajante representa a comodidade de iniciar sua prestação de contas na palma da mão, nos momentos livres das viagens. E evita o preenchimento das longas planilhas de despesas.

E para o gestor, representa a eficiência de contar com o controle das despesas e relatórios gerenciais, permitindo a análise da equipe e melhoria do processo de viagens.

Reembolso de quilometragem

Um dos maiores desafios das empresas que possuem colaboradores em constante deslocamento fora do escritório, é controlar os seus pedidos de adiantamento, reembolsos e em especial seus quilômetros rodados.

Em média, paga-se entre R$ 0,60 e R$ 1,05 por quilômetro rodado, o que inclui a gasolina, o seguro, a manutenção do carro etc. Porém, na grande maioria das empresas, todo esse controle de quilometragem é feito de forma manual, com o preenchimento de planilhas, tornando o processo demorado e propenso à erros.

Como solução para essa dor recorrente nas empresas o Paytrack conta com um módulo para registro de trajeto/deslocamentos no aplicativo para Android e IOS.

Ao iniciar um trajeto, o colaborador aciona o app Paytrack,  e ao final encerra a corrida, gerando o comprovante do deslocamento, que é automaticamente relacionado à sua prestação de contas. Mesmo que o não haja sinal de internet disponível , ou dados do celular, o serviço funciona sem interrupções pois é conectado via GPS .

Os resultados são imediatos: com controle e gestão, em média há uma redução de 20% nas despesas de reembolso por quilômetros rodados, com precisão, transparência e rapidez.

Outra vantagem dessa ferramenta é que as empresas podem definir e parametrizar o sistema de acordo com sua Política de Viagens (Se sua empresa ainda não conta com uma política de viagens Baixe aqui nosso modelo)

Gestão e controle do budget de viagens

Além da agilidade e controle proporcionadas pelo app Paytrack, os gestores têm acesso aos painéis de gestão disponibilizados na versão web. Nessa plataforma é possível fazer levantamentos de informações com diversos filtros, como por exemplo: região, por grupo de viajantes, por área na empresa, por projetos e etc.

São inúmeros relatórios gerenciais no sistema, que podem também ser exportados em HTML,CSV,TXT e EXCEL, permitindo a análise e integração ao B.I. da empresa, por exemplo.

Utilizando o workflow de aprovação dinâmico, o gestor pode ter visibilidade on-time da utilização do orçamento de viagens, podendo tomar decisões importantes na hora em que as solicitações ocorrem.

Como pudemos apresentar acima, o Paytrack é uma ferramenta que pode contribuir muito para melhorar a organização e planejamento de viagens corporativas. Uma plataforma completa, totalmente independente de agências de viagem e que te ajuda a controlar e organizar todos os processos desses deslocamentos.

Quer conhecer mais sobre a nossa solução, e entender como o Paytrack pode ajudar sua empresa a reduzir custos e otimizar processos? Venha conversar conosco! É só se cadastrar aqui que alguém da nossa equipe entrará em contato com você para tirar suas dúvidas.

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