Prestação de Contas x Contabilidade – O que você precisa saber!

prestacao de contas

A contabilidade precisa guardar os documentos físicos das prestações de contas dos viajantes?

Essa é uma das dúvidas mais comuns nas empresas. 
Para resolver esse problema e tirar todas as dúvidas sobre o que a legislação diz respeito à necessidade ou não de guardar as notinhas e cupons fiscais, realizamos uma pesquisa para orientar nossos clientes em relação ao melhor processo. Todo o conteúdo foi revisado e validado pelo advogado ​Guilherme Kim Moraes. 
De acordo com nossa pesquisa, apenas empresas optantes do Lucro Real podem fazer dedução de despesas com viagens, transportes e alimentação, porém não é necessário o armazenamento físico destes documentos.
Se sua empresa é optante pelo Lucro Real, continue lendo pois temos mais algumas informações importantes. 
A legislação que rege o ​armazenamento ​dos cupons fiscais, disciplinando sua guarda e necessidade de apresentação, foi totalmente reformulada. Após o advento da Lei do Processo Digital (11.419/2006), gerando um constante movimento para a modernização dos processos de receita e de apresentação de documentos. 
1 – Em 10 de julho de 2012, foi publicada a Lei º 12.682/12 que trata da elaboração e do ​arquivamento de documentos em meios digitais​. 
2 – Em outubro de 2013, o Decreto nº 70.235/72, que regulamenta o processo administrativo tributário, foi modificado para permitir que os atos processuais fossem formalizados em formato digital, exclusivamente. 
3 – Em 2016, a Receita Federal Brasileira editou a Instrução Normativa nº 16/08/2016, determinando que todas as discussões de processos administrativos seja feita por meios digitais. Não são mais aceitos documentos físicos e, mesmo que isso se torne necessário por problemas técnicos, ​esses documentos serão digitalizados​. 
4 – Nos termos da alteração promovida no Decreto nº 70.235/72, após o advento das medidas citadas acima, os documentos armazenados eletronicamente passaram a ter o mesmo valor que documentos originais. 
5 – Por fim, em dezembro de 2016, a Receita Federal editou a portaria nº 1.674/2016, ​permitindo que os fiscais descartem os documentos físicos​, em caso de já terem sido apresentados por meio eletrônico.

 

GUARDA DE DOCUMENTOS: LEI Nº 9430/1996 – 
ARTIGO 37 
Esta é a lei que rege a guarda de documentos e, em seu artigo 37, diz que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutem em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios. Esse prazo, segundo o Código Tributário Nacional, é de 5 anos. 
Ponto importante​: A guarda de documentos é obrigatória. Embora a Legislação não especifique se os documentos devem ser guardados em meio digital ou físico, todas as normas acima identificadas apontam ​com segurança​, para a guarda dos arquivos em meio digital. 
Aliás, nas fiscalizações realizadas pelos órgãos públicos, a entrega dos documentos em meio digital é regra, e não exceção. 
CÓDIGO TRIBUTÁRIO NACIONAL – LEI 5172/1966 
No Código Tributário Nacional, ao falar sobre procedimentos de fiscalização tributária, diz que para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. 
Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. 
Ponto importante:Mais uma vez não é citada a forma de armazenamento dos documentos. Por falta de determinação, as empresas acabaram optando por guardar comprovantes originais sem saber se, de fato, era necessário. 
Como podemos notar, uma vez validados e digitalizados, os documentos passam a ter o mesmo valor probatório de documentos originais​. 
Já sobre o uso de ​foto como prova, ou armazenamento​, a lei também tem alguns pontos importantes a serem observados. 

 

CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL – ARTIGO 422 
Qualquer reprodução mecânica, como a fotográfica, a cinematográfica, a fonográfica ou de outra espécie, tem aptidão para fazer prova dos fatos ou das coisas representadas, se a sua conformidade com o documento original não for impugnada por aquele contra quem foi produzida. 
1º As fotografias digitais e as extraídas da rede mundial de 
computadores fazem prova das imagens que reproduzem, devendo, 
se impugnadas, ser apresentada a respectiva autenticação 
eletrônica ou, não sendo possível, realizada perícia. 
Observação:​ Uma foto pode ser usada como prova, apenas quando passar por perícia ou autenticação. 

 

CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL – ARTIGO 436 
A parte, intimada a falar sobre documento constante dos autos, poderá: 
I – impugnar a admissibilidade da prova documental; 
II – impugnar sua autenticidade; 
III – suscitar sua falsidade, com ou sem deflagração do incidente de arguição de 
falsidade; 
IV – manifestar-se sobre seu conteúdo. 
Parágrafo único. Nas hipóteses dos incisos II e III, a impugnação deverá basear-se em argumentação específica, não se admitindo alegação genérica de falsidade. 
Ponto importante: A autenticidade da foto pode ser impugnada, mas para isso é necessário que seja fundamentada, não sendo possível apenas o uso de alegações genéricas. 
CÓDIGO DE PROCESSO CIVIL – ARTIGO 429 
Incumbe o ônus da prova quando: 
I – se tratar de falsidade de documento ou de preenchimento abusivo, à parte que a arguir; 
II – se tratar de impugnação da autenticidade, à parte que produziu o documento 
Ponto importante: Em caso de impugnação de autenticidade, o ônus de provar que o documento é autêntico é daquele que produziu o documento. Em caso de falsidade, o ônus da prova é daquele que alega falsidade. 
No caso de uma viagem, por exemplo, todo o contexto em que a viagem foi feita e seu histórico armazenados no sistema, poderiam servir de meio de prova para comprovantes de despesas. 
VALE LEMBRAR:​ O prazo decadencial previsto no art. 149 e 173 do Código 
Tributário Nacional é de 5 anos. Entretanto, mesmo que se tente armazenar esses cupons fiscais, em local adequado para sua conservação, não raramente o material se desbota e acaba por inutilizar o conteúdo nele descrito, além de rasgar com muita facilidade. Por esse motivo, o Superior Tribunal de Justiça, por diversas vezes, decidiu que o contribuinte não pode ser prejudicado com o desgaste natural do comprovante original.

 

Tem alguma dúvida? 
Caso você tenha interesse em saber como o Paytrack pode te ajudar nesse tema, agende ​aqui ​um bate-papo com um de nossos especialistas. 
Já se sua dúvida for jurídica contate o advogado de sua organização, ou então disponibilizamos o contato do advogado ​Guilherme Kim Moraes​. 
Guilherme Kim Moraes é Sócio fundador da GKM Advocacia. Especializando em Direito Empresarial e Tributário, pelo INPG Business School, com atuação na área do direito corporativo. 

 

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