Como criar sua política de viagens corporativas + modelo

As políticas de viagens funcionam como um conjunto de diretrizes instituídas pela empresa que orientam os colaboradores na prática das viagens de negócio. Essas políticas são essenciais para garantir viagens mais eficientes, seguras e econômicas.

Além do destino do viajante, quando não existe uma política eficiente em relação aos deslocamentos, é comum que os profissionais também não saibam quanto e com o que podem gastar, com a certeza de serem ressarcidos. 

Portanto, ter a política da sua empresa bem definida otimiza rotinas, garante que os gestores possam controlar os gastos e que os colaboradores cumpram as regras.

Pensando nisso, criamos um artigo completo para te auxiliar nas principais dúvidas sobre política de viagens corporativas, além de disponibilizar um modelo editável e gratuito criado por nossos especialistas!

O que são políticas de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas é um documento onde se estabelecem as diretrizes para o processo de viagens de uma empresa.

Esse documento contém, essencialmente, critérios que os colaboradores devem seguir quando a demanda for viajar pela empresa. As regras devem esclarecer:

• Limite de gastos;
• Procedimentos de reservas, passagens e locação;
• Processos de reembolso;
• Despesas permitidas e não permitidas;
• Prazos e processos de aprovação.

O principal objetivo das políticas de viagens é aumentar o compliance e o controle de custos com viagens, além de prevenir erros em registros de despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.

Este tipo de documento é crucial para que colaboradores saibam como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, que por sua vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.

Qual a importância de ter uma política de viagens corporativas bem definida?

Você tem ideia de quantos e quais os gastos sua empresa tem em viagens corporativas? Esse tipo de controle não é apenas importante como essencial para o seu negócio. 

A política de viagens corporativas entra como uma forma de padronizar processos e gastos com viagens. Assim, todo o fluxo da viagem, desde a compra das passagens e a escolha do hotel até a prestação de contas, é realizado com muito mais assertividade. 

As políticas promovem diversos ganhos como segurança, ganho de atividade, controle de custos e, principalmente, consistência, uma vez que todos os colaboradores irão seguir as mesmas diretrizes fomentando uma cultura de coerência na instituição.

Além disso, uma política de viagens corporativas bem definida tem a capacidade de impactar viajantes e a empresa, veja:

Benefícios para empresa

• Redução de gastos excessivos e ganho de controle;
• Redução em retrabalho e processos de despesas e reembolso;
• Otimização de operações;
• Aumento da conformidade e a possibilidade de uma cultura de consistência.

Benefícios para viajantes

• Autonomia e flexibilidade dentro de suas demandas;
• Segurança;
• Conhecimento sobre processos e prazos;
• Redução de desapontamento com reembolso.

Vale lembrar que a política deve fazer sentido com as necessidades da empresa e de seus colaboradores. Um equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.

Uma política de viagens corporativas bem estruturada evita erros e transtornos e com o tempo trará retornos positivos para o cenário de viagens da sua empresa.

Motivos para padronizar sua política de viagens corporativas

Além dos benefícios para a empresa e os viajantes corporativos, existem 3 principais motivos para que você faça e padronize sua política de viagens corporativas:

1. Transparência na comunicação com a equipe
2. Definições claras evitam gastos desnecessários
3. Eficiência significa não gastar tempo à toa

Confira em detalhes os motivos para padronizar sua política de viagens!

Transparência na comunicação com a equipe

Gestores de viagens e profissionais envolvidos no controle de custos e aprovações devem se reunir para a criação de regras. Elas devem ser claras e consolidadas em um documento que esteja disponível para todos os viajantes. 

Esse é o primeiro passo para evitar desencontro de informações, dúvidas ou mal-estar com a equipe. 

Na política devem estar definidas regras como:

• Valores diários de alimentação;
• Compra de passagens aéreas;
• Gastos com transportes;
• Antecedência para solicitação de viagem, por exemplo, tempo mínimo de 24 horas;
• Prazo para envio do relatório de despesas. 

Definições claras evitam gastos desnecessários 

Além da política, é preciso haver um controle eficaz de dados e processos. Contar com uma solução de gestão é ideal para garantir que as regras sejam cumpridas, essas ações reduzem custos desnecessários. 

Com o controle e agências de viagens corporativas integradas ao sistema de gestão, é possível escolher por passagens e hospedagens com melhor custo-benefício, além de controlar despesas extras. 

Por meio de uma solução como o Paytrack, o gestor, além de acompanhar em tempo real o cumprimento da política de viagens, também consegue visualizar todos os deslocamentos e integrar profissionais que vão ao mesmo destino, reduzindo custos duplicados. 

Eficiência significa não gastar tempo à toa 

Sem uma política definida, o gestor passará horas se dedicando à conferência dos relatórios – se é que eles existem – e no fim da semana, mês ou ano terá um custo elevado sem sequer saber exatamente onde ele ocorreu. 

Com a documentação das regras para viajantes, não conformidades serão simplesmente excluídas e o profissional estará ciente dessa questão. Exceções, quando necessárias, serão avaliadas esporadicamente, sem onerar no orçamento.

Com as regras, e dados das últimas viagens, o gestor consegue prever e programar os custos da área, sem extrapolar o orçamento e direcionar os investimentos também para outras ações. Quem controla viagens, com certeza reduz custos e consegue fazer muito mais com menos. 

Quais são as melhores práticas para elaborar uma política de viagens corporativas? 

Uma política de viagens corporativas serve para comunicar as regras definidas pela sua empresa. Para que esta comunicação seja efetiva, é preciso que ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.

A política da sua empresa sofrerá impacto pela forma como sua empresa executa viagens, o motivo do deslocamento e por quem viaja.

Por isso, para evitar a má interpretação das regras e o baixo engajamento, a sua política de viagens deve ser objetiva, ter regras mensuráveis e estar alinhada à cultura da empresa.

A ideia é que este documento se conecte aos seus colaboradores e não seja alheio ao dia a dia do viajante. Por isso tenha estes pontos em mente:

• Crie categorias e orçamentos claros: os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais categorias de despesas eles podem gastar;

• Seja realista: a redução de custos é fundamental para seu programa de viagens, mas de nada adianta definir tetos de gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;

• Mantenha simples: seus colaboradores precisam ter autonomia para responder às próprias perguntas, então seja breve e objetivo. Descreva ações em formato de passo a passo e regras em tópicos rápidos;

• Atualize frequentemente: como qualquer processo na sua empresa, certifique-se de que é responsabilidade de alguém validar se os membros da equipe estão usando a política e como pode ser melhorado;

• Crie uma política orientada à digitalização: garanta que a sua política de viagens possa ser aplicada em softwares de gestão de viagens, os OBTs. Estas soluções são grandes aliadas para sua gestão, é importante que a política possa ser adaptada para outros meios além do documento de papel (ou PDF.).

Passo a passo para criar uma política de viagens corporativas 

Uma boa política de viagens corporativas é pensada para que os colaboradores entendam e estejam engajados. Só assim ela fará sentido e será colocada em prática por todos.

Nossa sugestão é simples, faça uma análise com seus gestores e até mesmo colaboradores, sobre quais os principais pontos que trazem mais dúvidas ou que devem ser melhorados na hora do deslocamento.

Alinhe também todas as atividades que envolvam as viagens corporativas, do início ao fim. O importante é conversar e debater sobre as melhores opções para ambos os lados, empresa e colaborador.  

Outra dica importante é adaptar a política aos níveis hierárquicos da empresa. Defina os tipos de serviços e prazos de acordo com os cargos presentes entre os viajantes.

E não se esqueça, cada empresa deve ter a sua política de viagens, adaptada às suas peculiaridades e necessidades específicas. 

Agora que você já sabe a importância de ter uma política de viagens corporativas bem definida e tem uma ideia do que considerar para começar, preparamos um guia para aplicar na sua empresa. 

Etapa 1: Levantamento de dados

Antes de arregaçar as mangas e começar a escrever a sua política de viagens, vamos dar um passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.

As viagens corporativas são uma necessidade transversal em muitas empresas. Ou seja, diversos setores têm interesse no resultado das políticas e processos de viagem.

Crie um comitê multidisciplinar na sua empresa para discutir a política de viagens. Diferentes perspectivas enriquecem o documento e farão com que ele atenda de forma integral às necessidades de todos os envolvidos.

Veja alguns perfis que podem ser convidados para a discussão:

• CEO: responsável pela visão estratégica do negócio, é importante que a sua visão seja incluída no processo, para que a política atenda às necessidade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: os gastos com viagem comumente são o segundo maior custo de diversas empresas, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideração;
• Recursos humanos: sem o viajante nenhuma viagem acontece, não é mesmo? O bem-estar, segurança e satisfação dos colaboradores é essencial para que o objetivo das viagens seja atingido;
• Lideranças das áreas de negócio interessadas: quais os setores que mais viajam na sua empresa? Traga os gestores destas áreas para a discussão, eles poderão informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: a pessoa ou setor responsável pela gestão das viagens precisará garantir o cumprimento das políticas e a eficácia de todo o programa de viagens, por isso é importante que participe desta construção;
• Viajantes frequentes: o viajante está na ponta do processo e será ele que deverá cumprir a política de viagens. Sua visão poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. Este feedback é extremamente importante.

O levantamento de dados orientará a criação das políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas como: média de gastos, tipos de despesas mais utilizados, tipos de serviços, quais os setores que mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados. 

Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas

Diferentes perfis de viajante pedem diferentes políticas de viagem.

É comum que, mesmo com uma política de viagens definida, alguns grupos de viajantes tenham benefícios diferentes de outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.

Estes casos acabam sendo tratados como exceções à regra. Mas se uma exceção é recorrente, automaticamente perde o caráter de exceção e com isso perde-se o controle.

Por isso, não tenha medo de criar políticas diferentes de acordo com o perfil dos grupos de viajantes. Isto simplificará o controle e aumentará a adesão às políticas, mais alinhadas às necessidades reais dos colaboradores.

O perfil do viajante pode ser identificado na fase de levantamento de dados e construído com base diversos critérios, como:

• Setor;
• Cargo ou função;
• Benefícios específicos.

Além do perfil dos viajantes, é preciso compreender qual o perfil de negócio da sua empresa. 

O foco das suas viagens é com objetivos comerciais, que podem ser planejados com maior antecedência ou o objetivo é atender clientes em manutenção de equipamentos, por exemplo, e tem menos antecedência?

As características do seu negócio serão relevantes para definir as normas de viagem de seus colaboradores.

Etapa 3: orçamento de viagens

O orçamento destinado às viagens da sua empresa é uma informação importantíssima para a construção das regras de viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de negócio ou por tipo de despesa. 

O nível de detalhamento dependerá da política orçamentária da sua empresa, mas será preciso que o processo de gestão de serviços e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.

Além disso, a definição das regras de despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimização dos custos de viagem.

Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens corporativas

Agora que você já sabe quais os tipos de viajantes, as características das viagens do seu negócio, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora de definir as regras.

Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?

Serviços pré-viagem, como a emissão de aéreos, são reservados e pagos antes que o colaborador embarque. Mas existem outras despesas, como alimentação e táxi, realizadas durante a viagem, que não são pagas com antecedência.

Neste caso, qual o recurso que o viajante utilizará? Esta definição é importante pois impacta no fluxo de reembolsos e prestação de contas, e até mesmo no orçamento familiar de seus colaboradores.

Aqui estão algumas pontos de atenção para se considerar ao definir o tipo de recurso disponibilizado ao seu colaborador:

• Recurso próprio do colaborador e o reembolso de despesas: o seu colaborador tem capacidade financeira para arcar com estas despesas e esperar até que o ciclo de aprovações termine para receber o valor de volta? Caso a sua intenção seja trabalhar apenas com o reembolso de despesas, recomendamos que você repense. Em geral, trabalhar apenas com o reembolso de despesas gera insatisfação nos colaboradores que ficam com o orçamento familiar comprometido.

• Adiantamento: fornecer um adiantamento para a realização das despesas dos colaboradores evita o comprometimento de recursos próprios dos viajantes, mas exige um controle ainda mais preciso sobre as despesas. Este recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestação de contas é um processo importantíssimo. Além disso, o meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.

• Cartão de crédito corporativo: esta opção além de não comprometer o salário do colaborador, não compromete o caixa da sua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade de caixa é simplificada. No entanto, a conciliação de inúmeras faturas de cartão de crédito pode ser um desafio, assim como a validar as políticas em cada despesa. Por isso, procure por uma solução que permita conciliar suas faturas com a prestação de contas dos colaboradores, assim o processo se torna mais preciso e simplificado.

Defina regras para cada tipo de custo de viagem

Nas regras de despesas é essencial definir os limites de forma clara, levando em consideração as peculiaridades do seu negócio. 

• Reembolsável ou não reembolsável: que tipo de despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar um dos recursos cedidos pela empresa para pagar? Esta é uma regra valiosa, pois evita gastos desnecessários durante a estadia. Comumente as despesas com bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Mas existem outras possibilidades, como as despesas de café da manhã, quando o hotel contratado possuir o serviço incluso na tarifa, por exemplo.

O nível de detalhamento desta definição dependerá do histórico dos seus viajantes. No passado, os gastos desnecessários em viagem foram relevantes?

• Categorias de despesas reembolsáveis: para definir quais despesas serão englobadas em sua política de viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas como quais as despesas mais comuns nas viagens de seus colaboradores? Ou quantos dias em média eles passam nos destinos? E os hotéis reservados precisam ser pagos no balcão? Já os valores estipulados para cada tipo de despesa podem ser definidos com base na média histórica dos seus viajantes e informações de mercado. Os benchmarks são recursos valiosos para entender quanto empresas semelhantes à sua gastam nessas despesas. Defina um teto para as despesas, mas não restrinja suas opções com restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao ter autonomia orientada por limites de gastos, o viajante se sente mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas com mais facilidade.

Veja alguns pontos relevantes sobre os principais tipos de despesas em viagens corporativas:

• Alimentação: para definir o valor máximo em refeições, leve em consideração o custo de alimentação em determinadas regiões, como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre estes dois cenários é gigantesca, ter políticas diferentes poderá ajudar sua empresa a minimizar custos. Para isso, consulte o custo de refeições em sites como da Alelo e Sodexo, que fornecem uma média de valores por cidade;

• Transporte por aplicativo: devido ao caráter flutuante do valor das corridas, regras sobre categoria de veículo e horário das corridas podem ser mais assertivas e dar mais controle. Estas políticas mais detalhadas podem ser gerenciadas por meio de contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas para a gestão de múltiplos aplicativos de mobilidade urbana, que permitem a comparação entre vários fornecedores.
  O importante nesta categoria de despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.

• Reembolso de km: o valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo de desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta.

Serviços de viagem

As políticas para a contratação de serviços de viagem englobam tanto o processo de solicitação, quanto limites de valores permitidos.

Apesar de cada serviço de viagem ter suas particularidades, regras de antecedência para solicitação eram um ponto comum entre todos os tipos de serviço, já que em geral garantem melhores tarifas. 

Hoje, com as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu muito.  Permitir a compra de tarifas flexíveis, pode evitar perder o bilhete no caso de algum imprevisto.

Ainda assim podemos definir diversas políticas práticas para garantir o controle de custos em viagens. Veja a seguir exemplos de políticas de aéreos e hospedagens:

Aéreos

Quando falamos em aéreos, nem sempre o menor preço é o melhor preço, então cuidado com este tipo de política. Se o menor preço de aéreo for às 5h da manhã, você colocará de lado o bem-estar do colaborador? Ou ainda, o custo da hora extra do viajante compensa o valor da passagem?

É importante se atentar aos seguintes tópicos:

• Definição da classe de passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variação da tarifa selecionada em relação à menor tarifa disponível;
• Antecedência de solicitação (caso faça sentido);
• Horário dos vôos selecionados;
• Cia aérea por trecho (quando houverem acordos).

Hospedagem

Na parte de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construção da política:

• Definição do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença de custo nas localidades;
• Tipo de quarto permitido – devido à pandemia, a maioria das empresas não exige mais o compartilhamento de quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleção de hotéis com ou sem café da manhã – Uma recomendação é optar sempre por opções com café, pois as diferenças de tarifas costumam ser menores;
• Política de valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Como orientação e não obrigatoriedade.

Caso sua empresa possua acordo com fornecedores de serviços, não deixe de especificá-los nas políticas e garantir que estejam disponíveis para a comparação com outros fornecedores.

Etapa 5: Definição dos processos de solicitação, aprovação e prestação de contas 

Como sabemos, a política de viagens funciona como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da sua empresa.

Descreva de forma clara e objetiva no documento qual o procedimento para solicitar serviços e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitação do colaborador deverá passar. Um processo padronizado facilita a gestão dos pedidos, a compra e reserva de serviços, além de aumentar o controle sobre os custos.

Da mesma forma, descreve as regras para prestação de contas. Assim,  seus viajantes saberão como justificar seus gastos, com todas as informações que seu time financeiro precisa para a comprovação fiscal das despesas.

As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle de prestação de contas via planilhas, não são nada eficientes à medida que seu processo ganha escala. Por isso, considere adotar uma solução para gestão de despesas e viagens corporativas.

Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo de solicitações e aprovações em um único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.

Além disso, viabilizam a validação das políticas no momento da seleção dos serviços, minimizando os custos de viagens e potencializando o seu controle e gestão.

Etapa 6: Segurança e bem-estar

Se há algo que a pandemia nos ensinou, foi a importância de ter orientações claras sobre como proceder caso ocorram imprevistos. 

O bem-estar do viajante precisa ser uma prioridade para a sua empresa. Por isso, dedique uma sessão em sua política para descrever estes procedimentos e contatos de emergência para garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.

Etapa 7: Comunicação da política de viagens corporativas

Agora que você construiu sua política, o engajamento dos colaboradores dependerá de uma comunicação assertiva e abrangente do documento.

Aqui estão algumas ideias de comunicação para conscientização sobre a política de viagens da empresa:

• Campanha de e-mails para todos os colaboradores;
• Resumo das políticas em formato de infográfico;
• Lembrete com as políticas um dia antes das viagens;
• Validação automática de políticas no software de gestão de viagens;
• Aceite das políticas no software de gestão de viagens.

Modelo de política de viagens corporativas

O mais importante é que a sua política de viagens corporativas saia do papel e comece a ser aplicada o quanto antes, para que sua empresa se beneficie do controle que a política.

Para isso, disponibilizamos um modelo gratuito, feito por especialistas, para que sua empresa adapte a sua realidade operacional e jurídica.

Baixe o modelo editável de política de viagens corporativas preenchendo o formulário abaixo  e coloque em prática todos os passos que discutimos neste artigo!

Como implementar uma política de viagens corporativas na minha empresa? 

Uma política de viagens entra para organizar os processos de locomoção e gerenciar as despesas, isso significa que os processos precisam ser claros e eficientes.

Separamos algumas dicas:

1. Defina objetivos e critérios da política de viagens;
2. Envolva as pessoas chaves na elaboração e implementação da política;
3. Defina as diretrizes e a quem se refere;
4. Comunique;
5. Ofereça treinamento.

É importante que cada etapa seja cumprida com clareza, que os dados sejam qualificados e que os integrantes responsáveis pela implementação também busquem qualificar além de comunicar, oferecendo treinamentos e capacitação para os colaboradores.

Como atualizar e revisar uma política de viagens corporativas existente?

Conforme as atividades da empresa vão se expandindo, no panorama de aquisição de novos clientes, novos roteiros e eventos, é preciso revisitar a política de viagens corporativa.

É importante ter esse costume – estabelecendo períodos fixos durante o ano – para manter sempre a conformidade e o bom resultado das práticas das políticas. Para isso, separamos 3 dicas para te auxiliar, confira:

1. Analise a política atual de suas viagens em comparativo com o mercado

O mercado de viagens é inconstante e acelerado – conforme a inflação e o cenário econômico evoluem, isso impacta nas viagens corporativas – por isso é preciso avaliar as condições atuais das viagens do seu negócio e o comportamento do mercado.

Analise os concorrentes e seus gastos referente a passagens, hospedagem etc e faça um comparativo, avalie a possibilidade de negociar novos fornecedores, adquirir novas estratégias de planejamento, adotar um sistemas de gestão de de viagens corporativas.

Considere os fatores como gastos, segurança e a expectativa da empresa.

2. Identifique áreas que precisam de atualização

As políticas ainda englobam todas as áreas?

Esteja atento à evolução do quadro de colaboradores, demandas, processos e operações envolvidos na área e identifique se a política atual ainda faz sentido, essa revisão pode incluir mudanças na política, novas práticas de reservas ou atualizações de prazos, processos e meios de pagamento.

3. Defina novas diretrizes

Após identificar todas as mudanças necessárias, envolva os gestores e responsáveis pela área e defina novas diretrizes, que acompanhem a legislação atual, novos processos, e certifique-se que a mesma reflita os objetivos da empresa e continue promovendo economia de recursos e segurança aos colaboradores.

É importante ressaltar a necessidade de comunicar a mudança das diretrizes. Informe aos colaboradores as novas práticas, os motivos das alterações e garanta que todos saibam como implementá-la.

Como equilibrar a conformidade regulatória com a satisfação do viajante na política de viagens corporativas?

Este tópico pode representar um desafio para as instituições – uma vez que regras são regras, ainda assim é difícil agradar a todos – portanto, existem alguns métodos que podem ajudar no equilíbrio entre ambas partes.

Defina procedimentos

Crie procedimentos e políticas relacionadas a regulamentações aplicáveis, mas que ainda assim mantenham a flexibilidade para acolher as necessidades dos viajantes.

Ofereça opções de viagens

Ofereça uma possibilidade de participação do colaborador no processo de planejamento da viagem, como por exemplo: autonomia para escolher estadia, companhias aéreas, restaurantes, isso pode elevar o nível de satisfação do colaborador.

Assegure o desempenho dos processos de reembolso

Esteja seguro que sua empresa possui prazos e processos bem definidos em relação a atividade de ressarcimento dos valores, nenhum colaborador gosta de processos morosos e burocráticos, por isso garanta que essa operação seja ágil e eficiente.

Conte com feedbacks

Os viajantes são parte importante da política de viagens corporativas, eles vivem em campo ativamente utilizando as diretrizes, portanto se preocupe em colher feedbacks sobre as políticas o que vai facilitar mais ainda o equilíbrio entre as conformidades regulatórias e a satisfação dos viajantes.

Como garantir que minha política de viagens corporativas esteja alinhada aos objetivos de negócios da empresa?

O passo mais importante é entender quais são os objetivos da sua empresa e definir metas de curto, médio e longo prazo.

Considere como as viagens corporativas impactam o cenário da sua empresa e o peso do valor aquisitivo que ela possui para o negócio, qual a finalidade dessas viagens? Fortalecer vínculo com clientes? Aumentar as vendas? Divulgar a marca? Entenda de que forma ela agrega a instituição.

Depois de percorrer esse trajeto e entender melhor como as viagens contribuem para o seu negócio, desenvolva uma política de viagens corporativas que transmita os valores da empresa e assegure o cumprimento dos objetivos.

Comunique as diretrizes aos colaboradores e certifique-se que seja do entendimento de todos as motivações de tais regras e por fim estabeleça um prazo fixo para atualizar regularmente as políticas e garantir que elas ainda correspondam aos objetivos da empresa.

Como medir e avaliar a eficácia de uma política de viagens corporativas?

Além de estruturar uma política e revisar é preciso também garantir a eficácia da mesma, separamos algumas dicas que podem auxiliar nesse processo, confira:

Desempenho da política

Avalie e garanta que todas as partes envolvidas estão cumprindo as diretrizes – caso esteja havendo irregularidades observe a raiz do problema – é importante que a política de cada norma seja averiguada.

Panorama do orçamento

Observe as despesas e compare se a política de viagens corporativas está impactando na redução desses custos.

Impacto nos objetivos

Observe se a política está cumprindo seu papel de manter a consistência dos objetivos da empresa, seja na geração de receita, melhora na qualidade dos processos, nível de satisfação dos colaboradores.

Cenário de custo benefício 

Análise se o retorno das diretrizes estão páreos com os custos, como por exemplo o custo dessas viagens versus o retorno que elas trazem na lucratividade da empresa.

Essa boa prática de medir e avaliar a eficácia da política de viagens é mais uma oportunidade de ajustar as políticas aos valores da empresa e garantir segurança para seus processos de viagens.

Como a tecnologia pode te ajudar com as políticas de viagens corporativas?

Ter uma política de viagens bem definida é um bom primeiro passo. Mas é preciso entender que deixar por escrito em um documento pode não trazer o resultado esperado. 

Ainda que se faça um trabalho de engajamento entre os colaboradores, o uso de um software para validar e fazer a gestão de viagens e despesas se torna essencial para aplicar um padrão, sem exceções.

Se o colaborador solicitar uma viagem fora do mínimo de dias antecipados previstos na política, o software de gestão de viagens e despesas pode recusar ou enviar um aviso de violação, por exemplo.

Ou ainda, se o colaborador envia uma nota fiscal com gastos não permitidos pela política da empresa, o software, como o Paytrack, é capaz de identificar e tomar uma ação pré definida. 

Essas são algumas das funcionalidades que o uso da tecnologia pode proporcionar e facilitar na hora de aplicar as definições das políticas de viagens corporativas.

É importante lembrar que a chave para uma política de viagens que tenha ampla adesão entre os colaboradores é a simplicidade. 

A definição das regras de gastos e processos deve ser realizada em conjunto, apenas um comitê multidisciplinar poderá fornecer todas as perspectivas necessárias para criar a política (ou políticas) que atenda a todas as necessidades da empresa e do viajante.

Além disso, a adoção de uma solução que centralize seu processo e valide as políticas em tempo real assegura que elas serão seguidas em todas as etapas, garantindo a gestão precisa e minimização dos custos em suas viagens corporativas.

Precisa de ajuda para aplicar suas políticas de viagens com um sistema de gestão? Peça uma demonstração!