Gestão de Despesas de Viagens

Gestão de Despesas de Viagens, antes de mais nada, é crucial entender que toda ação gerencial parte de um profundo conhecimento sobre a própria empresa. Isso implica na análise de contratos e de índices que formarão a base necessária para os gestores tomarem decisões sólidas, levando em conta dados concretos.

O primeiro passo para fazer uma Gestão de Despesas de Viagens eficiente, consiste portanto, em passar um pente fino nas contas da empresa, listando todos os gastos do deslocamento. E essa fase se torna ainda mais efetiva quando se tem uma base de dados com boa historicidade,  considerando períodos relativamente longos, de um trimestre a um ano. Dessa forma, é possível identificar a flutuação de gastos e despesas de acordo com as etapas do ano.

É importante que esse diagnóstico leve em conta as características específicas de cada custo, sendo que a primeira etapa da diferenciação é definir o que são gastos necessários e gastos extras.

As viagens corporativas representam um dos maiores gastos dentro das empresas. Só para você ter uma ideia, elas só ficam atrás das despesas com funcionários e investimentos em tecnologia.

Controle de Gastos em Viagens

Devido ao grande valor que representam, a gestão de despesas de viagens é necessário porque é preciso fazer o controle das viagens de forma assertiva e eficaz. Essa gestão otimizada ajuda a reduzir custos, padronizar processos, controlar as despesas e muito mais.

As viagens corporativas, que possuem caráter profissional, basicamente compreendem gastos como hospedagem, alimentação, táxi, passagens aéreas, entre outros, de acordo com as definições da empresa.

Por isso a importância da gestão de despesas de viagens, com isso, pressupondo os possíveis gastos que os funcionários terão com suas viagens, as empresas estabelecem políticas de reembolsos, onde são definidos valores para cada tipo de despesa. Além disso, o valor do reembolso pode se alterar em função de cada cargo na empresa, como por exemplo valores diferenciados para a diretoria.

Antes de mais nada, é preciso que a empresa defina com clareza as despesas que são de sua responsabilidade nas viagens.

Por mais que a princípio possa parecer redundante burocratizar aquilo que já deveria estar claro para todos, é importante não deixar dúvidas sobre o que realmente é obrigação da empresa e o que deve ser de responsabilidade de cada funcionário.

Via de regra, as despesas corporativas devem ser elencadas na política de viagens, aquele conjunto de normas e diretrizes voltadas para o trânsito de funcionários em outras cidades, estados ou países.

Deve-se considerar como despesas corporativas o pagamento de passagens, reservas em hotéis e traslados entre aeroporto, hotel e local de trabalho, além da alimentação. Já gastos pessoais (especialmente aqueles para lazer) ficam por conta dos funcionários.

Como controlar os gastos com despesas corporativas?

As empresas que mantêm arquivos físicos quando o processo não é automatizado levam certo tempo para fazer estudos e análises com esses dados, já que os reembolsos feitos manualmente ou por planilhas são bem mais trabalhosos e tomam precioso tempo de quem participa deste processo.

Com a utilização de um aplicativo, você pode facilmente checar a média de gastos por projetos, ver os gastos de cada centro de custo e gerar vários outros tipos de relatórios.

No longo prazo, isso pode beneficiar ainda mais a empresa. A implantação inicial da tecnologia já ajuda a reduzir custos. Com o auxílio da tecnologia, o tempo e as análises se tornam ainda mais eficientes, pois a partir deles, você pode identificar possíveis oportunidades de melhoria e, com isso, buscar formas de reduzir ainda mais o custo-benefício de cada processo.

Despesas que precisam ser otimizadas: Reembolsos para funcionários

O reembolso de despesas de viagens é um assunto um pouco turbulento na maioria das empresas. Boa parte dos funcionários não estão satisfeitos com o processo de ressarcimento, pois o acha complexo demais, engessado e até ineficaz.

Essa falha na gestão de reembolsos geralmente está ligada com a má administração dos deslocamentos. Quando sua empresa não tem uma política de viagens corporativas e um controle dos valores gastos, inevitavelmente, o reembolso também será prejudicado.

Sendo assim, comece por profissionalizar a gestão de viagens e depois ajustar o seu fluxo de reembolsos. Essa é a melhor escolha para evitar imprevistos, ressarcir os colaboradores adequadamente e evitar complicações futuras.

Usando a tecnologia como aliada, inclusive, você também consegue deixar esse processo ainda melhor. No Paytrack, As despesas são lançadas em tempo real em um aplicativo, conferidas pelo gestor e liberadas para ressarcimento. Passos que agilizam todo o processo e também evitam a perda de comprovantes ou até inconsistências nas informações.

Contrate um Gestor de Viagens

Afim de não gerar sobrecarga, geralmente no setor financeiro ou RH, é viável a contratação de alguém que trate somente do andamento e controle das viagens de sua empresa.

Gestores de viagens corporativas tem diversas responsabilidades que auxiliam a empresa a atingir alguns objetivos, tais como garantir o controle e acompanhamento de custos, ajudar a desenvolver e definir algumas políticas, negociar hotel, transporte aéreo, controlar orçamento dos gastos das viagens, elaborar relatórios, planilhas de gastos, etc.

É uma alternativa eficaz para empresas de médio e grande porte que possuem um número considerável de funcionários e, em meio à tantas atividades, seus gestores não conseguem estabelecer controle sobre despesas das viagens, podendo utilizar-se dos serviços do gestor de viagens para ter mais tempo, clareza e controle sobre as atividades.Caso a empresa seja pequena, invista na capacitação do profissional que acumulará esta função.

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