Muitas organizações sinalizam dificuldades para que as Políticas de Despesas e Viagens sejam cumpridas. O valor investido em viagens corporativas só tem aumentado. Ter mais recursos alocados em viagens e deslocamentos corporativos resulta em mais desafios para realizar a gestão das viagens e de suas políticas.
São diferentes os motivos que levam empresas a terem uma grande complexidade para seguir as políticas de viagens e despesas pré definidas, resultando assim em desperdícios e aumento de custos.
E a sua organização, tem alguma dessas dificuldades?
1. Política Desatualizada
Além dos valores de bens e serviços sofrerem ajustes constantemente (no mínimo a atualização anual), a forma de se relacionar e de executar os processos – como compras, negócios, acompanhamento – também mudam constantemente. Isso impacta diretamente nos processos organizacionais. É necessário que a política passe por revisões constantes para atender as atualizações de preços, modelos de negócios e para que as metas do orçamento estimado para as equipes seja cumpridas. Lembre-se de atentar-se em elementos como:
- Valores de alimentação, limites diários
- Orientação sobre parcerias com hotéis preferenciais e sugestões de
restaurantes nos destinos mais frequentados,
- Quantidade de dias de antecedência para solicitar os serviços
(aéreos, hotéis, veículos);
- Processo utilizado para que os colaboradores prestem contas após
as viagens;
- Limites e regras de adiantamentos de recursos;
- Ferramentas para controlar a violação das políticas;
Dessa forma você já elimina inúmeros transtornos entre os envolvidos.
2. Especificações Regionais
Fique atento para cobrir as demandas que seu modelo de negócio exige. Assim como é comum capitais obterem valores diferenciados, é comum que nas demais regiões ocorra a necessidade de estadia ou transporte específico.
Algumas regiões também necessitam de atenção quanto a acessibilidade. Garanta que todas as necessidade / demandas estejam descritas para evitar dúvidas ou brechas ao desperdício.
3. Processos complexos
Você já notou a quantidade de pessoas que estão envolvidas no processo de viagens e prestações de contas? Quem solicita, o aprovador, os terceiros, o viajante, conferentes e quem lança os valores em sistemas financeiros. E dependendo da estrutura da organização, mais pessoas e departamentos.
Fazer com que cada etapa esteja alinhada e preparada para conferir e atender as políticas em menor tempo é desafiador. Deixe explícito o impacto de cada etapa e que todo recurso é relevante para a organização. Procure envolver constantemente esses colaboradores e certifique-se que compreendem a relevância no orçamento (além de estarem ligados a melhor experiência de todos).
4. Processos Manuais x Tecnologia
Não há dúvidas que a tecnologia irá impactar cada vez mais no dia a dia de pessoas e organizações. Quanto antes entenderem como a tecnologia podem contribuir, antes terão seus benefícios.
Processos manuais necessitam de pessoas constantemente qualificadas – o que já requer de investimento para operar e executar as atividades. Além disso, a margem de é erro e o tempo dedicado são significativos.
- Quanto tempo é dedicado para analisar as solicitações de deslocamentos?
- E se falta informações para uma análise coerente?
- Qual critério é utilizado ao analisar planilhas ou garantir que está dentro da última política compartilhada? (Lembramos que há variações de produtividade de humano X hora, ausências, promoções…)
Soluções especializadas em viagens corporativas, permitem a parametrização da política de viagens, e quando todos envolvidos ‘lançam’ informações na respectiva plataforma, o sistema faz rapidamente a validação se essas solicitações estão de acordo com o que pode ou não. Já pensou o quão prático e seguro sua organização pode deixar esses processos?
O recurso humano ganha produtividade, investe seu tempo em analisar as informações geradas pelo sistema de viagens e promove melhores estratégias.
Lembre-se: Todos os itens devem ser avaliados constantemente. Além de gerar o cumprimento das políticas de viagens e despesas, promove o conhecimento do impacto para as organizações e melhor experiência aos colaboradores e terceiros.
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