Conheça Quais são as Dificuldades mais Comuns nas Prestações de Contas, e como Evitá-las

Dificuldades comuns nas prestações de contas, e como evitá-las

Queremos iniciar nosso bate papo aqui com assunto recorrente entre os gestores responsáveis por controlar, aprovar e conferir as viagens corporativas: a prestação de contas. Apesar de ser uma rotina cada vez mais comum dentro das empresas, muitas ainda não contam com regras claras nem parâmetros para a realização da prestação de contas.

Abaixo listamos cinco dificuldades comuns nessa área e como se livrar da burocratização na gestão das viagens corporativas. Confira:

1) Não contar com regras definidas

Não possuir regras definidas para a gestão de despesas e prestação de contas é um erro dos gestores e compromete não só o controle, mas também a rotina das viagens ou deslocamentos. Tanto viajantes como os coordenadores precisam ter em mãos um documento consolidado que tenha todas as informações a respeito das normas de viagens, deslocamentos e prestação de contas.

Para fugir deste problema o primeiro passo é realizar um levantamento das últimos deslocamentos realizados e das principais necessidades dos viajantes. Com estes dados, o gestor deve criar as regras – e basear-se nelas para a conferência nas prestações de contas.

Vale incluir com quanto tempo de antecedência uma viagem ou adiantamento devem ser solicitados, prazos para confirmação de despesas, padrão de hotel a ser escolhido, regras para aluguel de carro ou ressarcimento de combustível, valor diário de alimentação e o que pode ser incluído neste aspecto (bebida alcóolica, por exemplo, pode ser excluída e os valores não reembolsados).

2) Informações desencontradas

Quando o controle das viagens corporativas é feito de forma manual, muitos dados acabam se perdendo e o gestor não consegue visualizar de forma simplificada as informações. A troca de e-mails, que nem sempre é visualizada no prazo, as planilhas ficam desatualizadas e os dados perdidos. Essa falta de informações acaba tomando muito tempo da equipe para conferência dos deslocamentos ao invés de se dedicar ao cliente e aos negócios.

3) Prestação de contas burocrática

Esse problema, resultante dos tópicos acima, influência também no bolso – da empresa e dos viajantes. Como acontece a prestação de contas na empresa? Em alguns locais, a falta de regras faz com que profissionais excedam os valores considerados aceitáveis e não recebam o ressarcimento das despesas. O hotel, notas de táxi e outras questões também podem causar mal-estar.

Para facilitar esse tipo de situação, a tecnologia é uma grande aliada. No Viajor, por exemplo, a prestação de contas acontece de forma automatizada e em tempo real. Através do aplicativo, o profissional lança a nota fiscal, com valores corretos e imagem capturada pela câmera do smartphone. Ao fim da viagem, basta um clique para emitir o relatório. O responsável pela conferência recebe o material rapidamente e a conferência com as notas é muito mais rápida.

4) Falta de controle global

Todas as questões que tratamos até aqui culminam em um descontrole total da área de gestão de viagens corporativas. Muitas vezes, os deslocamentos são registrados em planilhas que nem sempre são atualizadas corretamente. Ao gestor cabe conferir um a um os registros para ter a certeza de que tudo está ocorrendo conforme deveria. E sem a consolidação das informações, ele não consegue ter uma visão global. Os gastos desnecessários são comuns aqui. Por exemplo: quais funcionários irão para a mesma cidade, ou proximidades, na mesma data? Eles poderiam alugar um só carro ou até mesmo a passagem poderia ser comprada em uma única transação.

5) Perda de tempo na gestão das viagens corporativas

Por último, pergunte a si mesmo: quanto tempo levo para fazer a prestação ou conferência das viagens? O que poderia fazer se esse processo fosse mais fácil. Ao analisar essa questão a maioria dos gestores percebe que perde boa parte do seu expediente com conferências e aprovações, que poderiam ser realizadas de forma automatizada, através de um sistema de gestão de viagens. Manualmente, há muito mais tempo dedicado ao processo, do que quando as ações são feitas em poucos cliques.

A melhor solução para acabar com esse problema é facilitar a gestão. A tecnologia é uma grande aliada. Com o Paytrack as empresas fazem cotação multi-agência, os viajantes escolhem datas, voos ou tipo de transporte, o gestor visualiza tudo e consegue realizar alteração para redução de custos e aprovar os pedidos rapidamente. É um acompanhamento passo a passo, de forma muito mais dinâmica e confiável.

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