Controle de políticas violadas nos reembolsos de viagem

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O reembolso de despesas corporativas e o reembolso de despesas de viagens pode ser tornar constante alvo de fraude.  Todas as empresas que possuem um número significativo de colaboradores se deslocando em viagens , tem esse desafio. Afinal, os funcionários precisam fazer reuniões externas, utilizar o próprio carro para reembolso de quilometragem , reembolso de compras de materiais.

De acordo com o  European Business Travel Barometer, estudo realizado pela American Express Global Business, os  reembolsos de viagem corporativa estão aumentando – crescimento previsto de 4,8% em 2019. 

Com esse aumento, o processo precisa ser ainda mais estruturado. 

O desafio no reembolso de despesas:

O reembolso de despesas corporativas é o ressarcimento dos gastos que os funcionários tiveram para a realização das atividades, mediante comprovação. Isso significa que, se um colaborador precisar se deslocar a trabalho e prestar contas das despesas com hotel, alimentação, táxi, uber,  por exemplo, utilizando o próprio dinheiro, a empresa tem que ressarcir o valor mediante os comprovantes. 

Nesse cenário de viagens corporativas, existem as despesas que podem ter pedido de reembolso, e as não reembolsáveis como por exemplo as despesas pagas com cartão corporativo da empresa, além das despesas de viagem que são gerenciadas por diárias de viagem.  Por isso, é necessário que a política de reembolso de despesas de viagem da empresa esteja clara, para o colaborador possa fazer a prestação de contas , e a empresa pode fazer a gestão de reembolsos e pode gerar informações rápidas.

 

Como evitar fraudes e violação de políticas nas despesas corporativas?

Dois  pontos importantes para garantir o compliance:

1.Automatização do processo:

Toda  empresa possui  um processo de reembolso das despesas. Algumas mais tradicionais, como planilhas de excel e formulários manuais, outras que adaptam a operação dentro do ERP.

Nesse caso,  a operação fica sujeita a erros humanos e a burocracia no backoffice, que pode dificultar as atividades de conferência dos relatórios de reembolso e prestação de contas.

Pense no seguinte : o colaborador preenche uma planilha com o que gastou, junta as notinhas , grampeia tudo junto e envia ao financeiro (  às vezes pelo correio), já tendo buscado assinatura dos aprovadores no documento. O documento precisa ter todos dados do viajante, centro de custo, projetos, rateios, etc e ser validado pelos conferentes., num processo manual.

Além de burocrático , o preenchimento de planilhas gera  perda de tempo de quem preenche e de quem libera o pagamento, dificultando o controle das 

Para garantir um processo automatizado e digital ,  muitas empresas apostam em inovação e tecnologia. Aplicativos para reembolso,  como o Paytrack permitem que o processo seja todo digital e em tempo real, possibilitando que o colaborador faça a solicitação do reembolso e envie suas despesas para conferência, usando um app para reembolso ( android e IOS).

2. Controles Anti-Fraude na gestão de despesas

Fins particulares 

O colaborador usa os recursos disponibilizados pela empresa como o cartão corporativo da empresa, por exemplo, para gastos pessoais. Essa prática, além de onerar a empresa e prejudicar o resultado esperado da viagem, pode resultar em demissão por justa causa, por isso, o colaborador precisa estar atento à política de reembolso para saber quais despesas realmente serão pagas e evitar problemas.

Superfaturar despesas

O superfaturamento das despesas é comum. Acontece quando o colaborador inclui pequenos valores nos relatórios, que podem não ser facilmente localizados na conferência. 

Perda de documentos e comprovantes

Sem comprovação de documento do que se gastou, o colaborador enxerga tem liberdade de preencher o relatório com valores inexatos ou fora da realidade.

A melhor forma para evitar essa fraude é tornar obrigatório a apresentação de comprovantes junto ao relatório e utilizar recursos tecnológicos para o registro da despesa. 

Despesas disfarçadas

Esse tipo de fraude acontece quando o funcionário disfarça relatórios com despesas não permitidos em política como bebidas alcoólicas, medicamentos, por exemplo. Itens como esses em que a nota apresenta despesas em determinados lugares e os gastos foram feitos em outros que fogem completamente do programado em política são outro caso de fraude corporativa.

Serviços não autorizados

O colaborador utiliza serviços que não foram autorizadas pela empresa. Desde passagens executivas/primeira classe, até serviços extras em hotéis (frigobar/lavanderia/etc) . Novamente a empresa precisa ter claramente especificado de quais itens são reembolsáveis.

Como evitar as fraudes em reembolsos

Uma forma de diminuir as violações é elaborar uma política de reembolso clara e objetiva. Ao criar essa política, é essencial que todos os itens reembolsáveis e não reembolsáveis estejam descritos, assim como as obrigatoriedades de haver documentação.

Outra forma, é automatizar os relatórios através de app para reembolsos. No expense report da Paytrack a empresa encontra funcionalidades específicas para controle de fraudes, como white/blacklist de palavras na leitura OCR, alerta/bloqueio de duplicidade, LOGs (operação e backoffice), geolocalização,   onde o colaborador pode digitalizar suas despesas pelo celular e montar os relatórios, e o próprio sistema conduz o usuário às regras e políticas, aplicando alertas, bloqueios e aprovações, com versões para android e IOS. 

 

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