Como controlar o adiantamento de despesas?

As viagens que acontecem por uma empresa, fazem parte da rotina dos negócios que desejam atender mais clientes. Isso dar melhor capacidade de mercado. Para que ninguém seja prejudicado, ter uma ótima política de viagens e reembolsos é fundamental. Garante que os trabalhadores tenham seus direitos respeitados e tem como controlar o adiantamento de despesas.

Apesar do pagamento, após a viagem, o adiantamento de viagens também é uma possibilidade. Porém, é fundamental gerir corretamente, de modo a evitar prejuízos para a instituição.

Quando vale a pena dar um adiantamento?

Ainda que não seja a escolha preferencial, adiantar pode ser uma opção viável e mesmo necessária em alguns casos. Por exemplo, quando a viagem corporativa acontece de maneira inesperada ou urgente. O colaborador pode não conseguir separar os recursos necessários em tempo hábil. Com isso, o adiantamento serve para resolver o problema.

Da mesma forma, se o funcionário já está viajando e vai emendar uma viagem na outra. Vale a pena oferecer esses recursos antecipadamente para facilitar o fluxo de trabalho e o cumprimento de tarefas.

Questões específicas, como viagens internacionais ou mais caras, também são bons momentos para conceder o adiantamento.

Ao mesmo tempo, não é recomendado fazê-lo quando o funcionário tem mais de duas prestações de conta em aberto. Nesse caso, é melhor esperar a quitação para, só então, oferecer a possibilidade novamente. Seja como for, a antecipação precisa ser uma questão pontual para não causar confusões na política de viagens e nas contas.

O que acontece no caso de gastos com valores divergentes?

Em viagens pela empresa, nem sempre o que é adiantado corresponde ao que é, efetivamente gasto. Pode acontecer de as despesas serem mais altas ou mais baixas e a empresa precisa se preparar para ambos os casos.

A questão mais importante é que todas as despesas devem ser confirmadas por notas fiscais e recibos válidos. Tudo o que não estiver dentro dessas características ou que não tiver a ver com a função da empresa deve ser desconsiderado.

Se na prestação o valor gasto foi menor que o adiantamento, o colaborador deve devolver a diferença para a empresa. Uma antecipação de R$ 1000,00 e um gasto de R$ 750,00 exige um reembolso de R$ 250,00 por parte do colaborador.

Já se ele tiver gasto mais do que o que recebeu inicialmente e tudo estiver de acordo com a política de viagens. A organização deve reembolsá-lo. É o caso de quem recebeu R$ 1000,00 e teve que gastar R$ 1500,00. Nessa situação, a gestão precisa pagar os R$ 500,00 adicionais.

Ao exercer esses cuidados. O adiantamento de valores das viagens pela empresa vai garantir alinhamento com a política praticada e bons resultados para os colaboradores. Uma forma de seguir essas políticas é com o uso do Cartão Adiantamento Paytrack. 

Fluxo de Adiantamento

Quando a política de adiamento de viagens corporativas for instituída por sua empresa. É efetivamente colocada em prática e haverá a criação de um fluxo de adiantamentos. O colaborador solicita o adiantamento ao setor financeiro, que analisa o pedido e disponibiliza o valor em um prazo aceitável.

Após o retorno da viagem. O colaborador presta conta dos seus gastos, devolvendo os valores sobressalentes ou solicitando o reembolso de possíveis gastos não previstos. Quanto mais eficiente e fluido for esse processo, mais benefícios sua empresa terá.

Além disso, uma política de viagens corporativas bem estabelecida, que funciona corretamente, motiva os colaboradores, que se sentem confortáveis e à vontade para viajar representando a empresa.

Cobertura de Despesas de Viagens

O primeiro passo consiste em esclarecer ao máximo quais são as obrigações legais da empresa quando o assunto é pagamento de viagens corporativas. A legislação prevê que sejam cobertos todos e quaisquer custos relacionados diretamente ao trabalho do colaborador durante a viagem.

Aí, alimentação, hospedagem, transporte, deslocamento, combustível, credenciamento em eventos e ligações profissionais, entre outros, devem entrar na conta. Alguns gastos extras também podem ser cobertos pela empresa, como uma forma de agradar e motivar os colaboradores. Com esse intuito, despesas como o consumo de produtos do frigobar ou ligações pessoais costumam ser pagas por muitas organizações sem maiores problemas.

Na situação acima, quando o colaborador não tem suas contas aprovadas na prestação de contas em seu retorno, o mesmo precisa reembolsar valores. Isso pode acontecer de forma automatizada junto com o ERP, onde será gerado um título financeiro e descontado, por exemplo, no próximo pagamento de salário. Essa automatização pode ser alcançada junto a uma plataforma, o Paytrack,  que faz toda a gestão, de ponta à ponta, integrado com o ERP da empresa e trabalhando diretamente no backoffice.

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