Como simplificar a prestação de contas dos seus colaboradores

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Um dos grandes desafios da gestão das viagens corporativas está relacionado a prestação de contas. Muitas vezes o controller e o gestor da área levam horas ou até dias para concluir o fechamento dos relatórios para realizar as devidas cobranças ou reembolso das despesas.

Por isso é fundamental que a equipe esteja alinhada em relação às regras de deslocamentos e os gestores adotem medidas para tornar a prestação e contas simples e objetiva. Quer começar o ano com uma rotina mais prática na gestão de viagens? Confira as dicas que separamos para dar agilidade e simplicidade à prestação de contas na sua empresa:

Defina e deixe claras as regras sobre despesas

Todos os profissionais precisam ter acesso a um documento que consolide as informações e regras sobre os deslocamentos corporativos, gastos, reembolsos e outras situações relacionadas. Dessa forma muitos erros serão evitados na hora da conferência. Se não souberem o que podem ou não apresentar em seus relatórios e notas de despesas, os colaboradores cometerão erros sem sequer ter conhecimento deles.

Não aceite itens irregulares

E deixe isso claro. Se a empresa diz em sua política de deslocamentos e viagens que não reembolsa bebida alcoólica, descarte automaticamente qualquer nota fiscal que faça menção a esse tipo de despesa. O processo pode gerar algum mal estar, mas é necessário para garantir que as regras sejam cumpridas. Muitas vezes, abrir exceção vai trazer cada vez mais dificuldade para os responsáveis pela conferência dos relatórios.

Estipule valores para alimentação/hospedagem/translado

Se o deslocamento for terrestre, tenha definido o valor pago por quilômetro rodado, caso o profissional que utiliza veículo próprio. É importante ainda ter uma empresa de confiança para locação de veículos, garantindo que esse processo ocorra de forma rápida e simples.

No caso de alimentação, também tenha valores predefinidos, para facilitar o reembolso. O profissional deve saber que gastos excedidos ficarão à cargo dele.

Utilize a tecnologia para a prestação de contas

Se o profissional que se desloca com frequência só puder realizar seu relatório quando retornar à empresa, nem sempre conseguirá entregar as despesas no prazo estipulado, gerando transtorno e confusão. O ideal é que a companhia conte com um sistema de gestão que facilite a prestação de contas. Com o Paytrack, o profissional lança as despesas no momento em que elas ocorrem, através do aplicativo em seu smartphone. Assim, basta apresentar as notas para conferência ao fim da viagem. O que levaria horas, pode ser feito em poucos minutos.

Com essas atitudes, a prestação de contas será muito mais rápida, simples e assertiva.

Trata-se de um processo que mexe com a cultura organizacional da empresa e pode ser necessárias algumas revisões – como qualquer alinhamento de processo. No entanto, com o auxílio da tecnologia, uma boa comunicação interna e firmeza no cumprimento das regras, o trabalho ganha legitimidade, transparência e produtividade.

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