Um dos grandes desafios da gestão das viagens corporativas está relacionado à manter e simplificar a prestação de contas simples e garantir o controle das despesas . Seu time administrativo financeiro leva horas ou até dias para concluir o fechamento dos relatórios e realizar as devidas cobranças ou reembolsos das despesas?

Simplificar a prestação de contas reduz o tempo que o colaborador leva para fazer o relatório de despesas e o que o setor administrativo financeiro leva para realizar a conferência. Dessa forma, pode utilizar o tempo economizado para realizar atividades mais estratégicas.

Confira as dicas que separamos para dar agilidade e simplicidade à prestação de contas na sua empresa:

• Defina regras claras sobre despesas
• Não aceite itens irregulares
• Estipule valores para despesas
• Utilize a tecnologia para simplificar a prestação de contas
• Quatro dicas que levam a simplificação da sua prestação de contas

 

Defina regras claras sobre despesas

 

Se seus colaboradores não souberem o que podem ou não apresentar em seus relatórios de despesas, cometerão erros sem sequer ter conhecimento deles. Por esse motivo, as regras devem estar claras e devidamente formalizadas.

Todos os profissionais precisam ter acesso a um documento que consolide as regras sobre os deslocamentos corporativos, gastos, reembolsos, prestações de contas e outras situações relacionadas. 

Além disso, evite políticas extensas e complexas, que resultem em mais dúvidas ao invés de respondê-las. Objetividade e clareza evitam que a má interpretação ou não entendimento das normativas resulte em erros nos relatórios de prestação de contas.

 

Não aceite itens irregulares

 

Um erro comum em processos de conferência de despesas e prestações de contas, é aceitar itens irregulares e abrir diversas “exceções”. Exceções entre aspas porque, se são diversas e ocorrem com frequência, perdem a característica de ser uma exceção.

Você ou um comitê na sua empresa, criaram uma série de normativas que devem ser seguidas pelos colaboradores e cobradas pelos conferentes. Com o tempo, seus colaboradores se adaptarão às políticas e naturalmente deixarão de prestar contas de itens que sabem que serão reprovados.

Se existem perfis de colaboradores que sempre terão benefícios ou permissões para prestar contas de valores diferenciados, considere criar mais de uma política de despesas para simplificar a prestação de contas desses grupos.

 

⇒ Leia também: 4 Erros em reembolsos de despesas corporativas: quais são e como evitá-los

 

Estipule valores para as despesas

 

Em sua política de viagens, estipule os valores para cada tipo de despesa. Isso orientará os colaboradores antes mesmo de realizar as despesas, e ainda atua no controle dos custos com viagens corporativas.

São inúmeros os tipos de despesas que podem ter os valores previstos em sua política de despesas. O valor reembolsado por km rodado, refeições, hospedagens, são apenas alguns exemplos do que você pode levar em consideração.

Para definir os valores máximos das despesas, você pode se basear em benchmarks, pesquisas de consumo em determinadas regiões ou ainda em sites que disponibilizam o preço médio de serviços, como os sites da Alelo e da Sodexo, sobre refeições.

Estas informações são via de mão dupla, tanto simplificam a prestação de contas do seu colaborador, quanto aumentam o seu controle sobre estes gastos.

 

Utilize a tecnologia para simplificar a prestação de contas

 

Se o profissional que se desloca com frequência só puder realizar seu relatório quando retornar à empresa, nem sempre conseguirá entregar as despesas no prazo estipulado, gerando transtorno e estresse. 

O mais indicado é que a companhia tenha uma solução tecnológica para realizar e simplificar todo o processo, como um sistema para gestão e prestação de contas. 

Uma opção mobile permite que o colaborador digitalize o cupom ou nota fiscal assim que realizou a despesa. Desta forma, o viajante não precisará armazenar os cupons fiscais fisicamente, economizando tempo na prestação de contas. A validação de políticas demonstrará rapidamente ao colaborador e ao conferente se houve violação das políticas.

Assim, ao invés de apresentar as notas fisicamente para conferência ao fim da viagem, que levaria horas, com uma solução tecnológica o processo é feito em poucos minutos, digitalizando todas as despesas.  Tornando a prestação de contas será muito mais rápida, simples e assertiva.

Para o setor administrativo financeiro, as vantagens são inúmeras. Uma solução para gestão de despesas possibilita a centralização de todas as informações de gastos, validação de políticas em tempo real, garantindo o seu cumprimento, além do armazenamento dos documentos fiscais de forma 100% digital. 

Ferramentas de expense management permitem que o setor responsável pela conferência dos relatórios ganhe mais agilidade e precisão nas informações. A centralização e aumento na precisão dos dados facilita análises financeiras e a construção de relatórios de custos, cruciais  para o time financeiro.

A Paytrack, por exemplo, é uma tecnologia all in one, que conta com uma solução de gestão de despesas robusta e apresenta diversos benefícios para simplificar a prestação de contas da sua empresa. 

 

Quatro dicas que levam à simplificação da sua prestação de contas

 

Regras claras e valores de despesas bem definidos, fazem com que seus colaboradores sigam as políticas da empresa, o que facilita a análise do setor administrativo financeiro e aumenta o controle sobre os gastos.

Garantir que a prestação de contas de seus colaboradores seja realizada com simplicidade otimiza o tempo dos usuários da ponta e do seu time financeiro. Esta economia de tempo e aumento da visibilidade de dados leva à redução de custos significativa na sua companhia

Além disso,  uma ferramenta tecnológica apoia seu time na validação de políticas e dá acesso a todos os dados das despesas. Simplificando a auditoria e a gestão de despesa.

Simplificar a prestação de contas é um processo que mexe com a cultura organizacional da empresa e podem ser necessárias algumas revisões. No entanto, com o auxílio da tecnologia, uma boa comunicação interna e firmeza no cumprimento das regras, o trabalho ganha legitimidade, transparência e produtividade.

 

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