Como Organizar a Prestação de Contas de Viagens?

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Seja para expandir os negócios ou até mesmo capacitar a equipe, muitas empresas vêm apostando cada vez mais em viagens corporativas. Geralmente esses deslocamentos possuem inúmeros objetivos, como participações em feiras e seminários de negócios ou  cursos e treinamentos de especialização para os colaboradores. E também, é claro, muitas vezes são viagens focadas na equipe comercial,em busca de novos clientes ou para  atendimento dos já conquistados.

Mas, em todo esse contexto relacionado às viagens corporativas existe um ponto importante para a organização da empresa em um modo geral e, principalmente, do setor financeiro:  a prestação de contas.

Viagens corporativas são muito importantes, mas também trazem custos, e por isso é importante ter atenção para que  todo processo seja realizado de maneira organizada, evitando furos de caixa e problemas na prestação de contas, seja por parte do colaborador ou da empresa.

Mas como posso me organizar e estruturar a prestação de contas na minha empresa? Como devo orientar meus colaboradores e gestores?

Não se preocupe, nós vamos conversar sobre os benefícios dessa estruturação e dar dicas de como colocar tudo em prática o quanto antes.

Viagem terminada, experiência maravilhosa e objetivos alcançados. Mas e agora? Como faço para prestar contas junto à empresa se não guardei todas as notas fiscais? Não me organizei e ultrapassei meu limite de gastos, como proceder nas próximas vezes? Esses são questionamentos e problemas frequentes quando se fala em prestação de contas nas viagens corporativas. A falta de planejamento aparece nessa hora e pode trazer muitos problemas.

Por isso, é importante que as empresas invistam em políticas mais estruturadas quando se fala no assunto e repassem isso aos colaboradores.

Questões como a compra de passagens, translado, locomoção dentro da cidade visita, seja através de táxi, uber ou carro alugado e valores diários de alimentação precisam ser bem avaliados. Essa política de viagens pode contemplar ainda a personalização dos serviços de acordo com os níveis hierárquicos da empresa, evitando assim confusão na hora das reservas. Quer saber mais sobre política de viagens? Acesse aqui nosso artigo sobre esse assunto.

Mas quais são os benefícios? Ao seguir essas práticas você evita problemas financeiros e quebra de caixa, por exemplo. Já o funcionário evita o risco de não conseguir comprovar todos os gastos na viagem. Um problema como esse pode gerar um grande desconforto para ambas as partes, por isso não perca tempo e busque alternativas para melhorar esse ponto dentro do seu negócio.

Atualmente algumas ferramentas auxiliam as empresas e colaboradores quando se fala em prestação de contas nas viagens corporativas. Mas fique atento, quando for investir e implantar em uma política mais estruturada em relação ao assunto, duas dicas são muito importantes.

A primeira palavra-chave é: controle

Converse com seus colaboradores e repasse para todos a importância da disciplina e do planejamento ao realizar viagens pela empresa. Uma dica útil é disponibilizar uma pasta ou envelope para todos e solicitar que guardem junto com seus pertences, armazenando ali todas as notas fiscais. Está é uma forma de ter um arquivo seguro e eficaz. Sem contar que assim nenhum dos comprovantes corre o risco de se perder e ficar de fora na hora de prestar as contas.

A segunda palavra-chave é: tecnologia.

Essa palavra faz parte do nosso dia a dia e veio para nos trazer diversos benefícios. Basta sabermos aproveitar tudo o que ela nos oferece, da melhor maneira possível. Quando se fala em viagem, uma novidade que vem ganhando cada vez mais espaço são os aplicativos que te ajudam a se organizar para esta ocasião. Seja para uma viagem pessoal ou corporativa, essas ferramentas são muito eficazes quando se fala em gestão de viagens e deslocamentos ,pois atuam desde a contratação dos pacotes até a prestação de contas do viajante.

O Paytrack é uma dessas soluções! Uma plataforma completa, totalmente independente de agências de viagem e que te ajuda a controlar o processo de viagens de ponta a ponta: desde a solicitação dos serviços até a prestação de contas e integração com o seu ERP.

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