Gestores de viagens e profissionais envolvidos no controle de custos e aprovações devem se reunir para a criação de regras. Elas devem ser claras e consolidadas em um documento que esteja disponível para todos os viajantes. 

Esse é o primeiro passo para evitar desencontro de informações, dúvidas ou mal-estar com a equipe. Na política devem estar definidas regras como valores diários de alimentação, compra de passagens aéreas, gastos com transportes, antecedência para solicitação de viagem, por exemplo, tempo mínimo de 24 horas,  ou adiantamento e prazo para envio do relatório de despesas. 

2. Definições claras evitam gastos desnecessários 

Além da política, é preciso haver um controle eficaz de dados e processos. Contar com uma solução de gestão é ideal para garantir que as regras sejam cumpridas, essas ações reduzem custos desnecessários. Com o controle e agências de viagens corporativas integradas ao sistema de gestão é possível escolher por passagens e hospedagens com melhor custo-benefício, além de controlar despesas extras. 

Através de uma solução como o Paytrack, o gestor, além de acompanhar em tempo real o cumprimento da política de viagens, também consegue visualizar todos os deslocamentos e integrar profissionais que vão ao mesmo destino, reduzindo custos duplicados. 

3. Eficiência significa não gastar tempo à toa 

Sem uma política definida, o gestor ou controller passará horas se dedicando à conferência dos relatórios – se é que eles existem – e no fim da semana, mês ou ano terá um custo elevado sem sequer saber exatamente onde ele ocorreu. 

Com a documentação das regras para viajantes, não conformidades serão simplesmente excluídas e o profissional estará ciente dessa questão. Exceções, quando necessárias, serão avaliadas esporadicamente, sem onerar no orçamento.

Com as regras, e dados das últimas viagens, o gestor consegue prever e programar os custos da área, sem extrapolar o orçamento e direcionar os investimentos também para outras ações. Quem controla viagens, com certeza reduz custos e consegue fazer muito mais com menos. 

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