Gestores financeiros de todo mundo passam pela preocupação de que suas empresas sejam vítimas de fraudes empresariais.

Um estudo realizado pela Association of Certified Fraud Examiners – ACFE, com mais de 2 mil casos reais de fraudes empresariais, em 125 países, demonstrou que 21% dos casos têm perdas de até 1 milhão de dólares nos mais variados tipos de fraudes.

Os tipos de fraudes são divididos em três grandes grupos: apropriação indébita de ativos, corrupção e fraude de demonstrativos financeiros. Cerca de 86% dos casos de fraudes empresariais são através de apropriações indébitas, quando colaboradores roubam ou fazem mau uso de ativos da companhia.

Neste artigo nos aprofundaremos um pouco mais nas fraudes corporativas, verificando os impactos de apropriações indébitas nas instituições, como detectá-las e como implementar controles anti-fraude na sua empresa.

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Impacto financeiro das fraudes empresariais

O mundo das fraudes empresariais ou ocupacionais é bastante vasto, para dissecar todas as formas de passar por cima das regras e da lei, foi criado o Sistema de classificação de fraude e abuso ocupacional, conhecido também como Árvore de Fraudes. Nele, os três grandes grupos mencionados anteriormente são abertos e podemos verificar todas as subcategorias de atitudes ilícitas realizadas por colaboradores e executivos contra as empresas em que trabalham.

Quando falamos em apropriações indébitas de ativos a lista não diminui muito. Entre as fraudes mais cometidas deste nicho estão as relacionadas à reembolsos de despesas, que ocorrem em 14% dos casos, com uma perda média de USD 33.000, o que representa cerca de USD 1.400 por mês que o esquema esteja ativo.

Fraudes empresariais relacionadas ao reembolso de despesas em geral são realizadas pouco a pouco, abaixo do radar e quando são detectadas já podem ter causado um grande impacto nas despesas da corporação. Em média, colaboradores mal intencionados passam dois anos reportando gastos de forma duplicada, sobre valorizando despesas ou ainda criando despesas fictícias antes que a empresa descubra a situação.

Por isso é tão importante detectá-las de forma rápida e eficiente, utilizando meios de controle anti-fraude.

Meios de detecção de fraudes

Quanto antes as fraudes são detectadas pela empresa, mais cedo poderão ser interceptadas e maiores prejuízos financeiros à empresa serão evitados.

É imprescindível que as companhias estejam atentas aos sinais que os próprios colaboradores possam expressar e que auxiliarão na detecção destes esquemas, seja lá qual for a sua natureza. De acordo com o estudo Report to the Nations, 85% dos fraudadores apresentaram ao menos um dos comportamentos tidos como sinais de alerta sobre cometimento deste tipo de crime, enquanto 49% apresentam múltiplos sinais. Os cinco comportamentos mais comuns são: 

1. Viver além da sua capacidade financeira; 
2. Dificuldades financeiras;
3. Relacionamento excepcionalmente próximo com um fornecedor ou cliente; 
4. Problemas de controle excessivo ou falta de vontade de compartilhar tarefas; 
5. Irritabilidade incomum, desconfiança ou atitude defensiva.

Mais de 40% dos esquemas fraudulentos são descobertos através de dicas ou denúncias e em 50% destas denúncias, são outros colaboradores que às reportam, geralmente ao supervisor direto ou equipes internas de auditoria. 

O estudo demonstra ainda, que em empresas que possuem linhas de denúncia o montante médio das perdas é reduzido quase pela metade, enquanto a duração das fraudes tem redução de um terço. Por isso, ter canais de denúncia ou de ouvidoria é um passo muito importante não só para a detecção, mas para a prevenção deste tipo de situação.

Controle anti-fraude

A implementação de métodos de controle anti-fraude pode mitigar em mais de 50% as perdas financeiras e  atuar como prevenção deste tipo de comportamento entre colaboradores, gestores e executivos de todas as áreas. 

Embora a presença de medidas anti-fraude não garanta que todas as fraudes empresariais serão impedidas, quando colaboradores observam comprometimento dos níveis mais altos de gestão da companhia com métodos de prevenção, detecção e resposta à fraude, uma mensagem bastante clara é transmitida.

De acordo com dados coletados pela ACFE, medidas como a adoção de um código de conduta claro e bem disseminado entre todos os níveis da corporação, auditorias internas, linhas diretas para denúncia e políticas antifraude bem estruturadas podem diminuir em até 51% o custo de eventuais fraudes.

Pensando em fraudes relacionadas à reembolso de despesas, métodos eficientes de coleta e armazenamento de informações das despesas, além da aplicação precisa de políticas antifraude atuam como inibidores e na garantia de detecção de atos de má fé.

Tecnologia enquanto meio de prevenção e detecção de fraudes

Hoje existem diversas possibilidades de meios de controle que poderão atuar como forma de prevenir fraudes, principalmente em reembolso de despesas.

Sistemas de gestão de despesas que fazem uso de tecnologias como Optical character recognition ou apenas OCR, poderão identificar pré-requisitos em cupons e notas fiscais para que sejam aceitas no momento prestação de contas, atuando como meio de afirmar a veracidade do comprovante. 

Além disso, soluções em gestão de despesas corporativas mais robustas permitirão a parametrização de políticas assertivas, que são validadas no momento da prestação de contas do colaborador, independentemente do seu nível hierárquico.

Outra forma de inibir fraudes em despesas corporativas é a utilização de gravação via GPS de rotas realizadas em serviço. Desta forma a garantia de que o reembolso em quilometragem solicitado condiz com a rota realizada é muito mais precisa.

Fraudes empresariais são uma preocupação constante de gestores financeiros, principalmente por atingir pontos sensíveis na estrutura das empresas. Por isso a utilização de tecnologias como meio de controle e prevenção é uma estratégia que, ao otimizar a aplicação dos métodos escolhidos, gera economia e garante o compliance das despesas reembolsadas às políticas definidas.

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