Employee experience ou experiência do colaborador, o que sua ferramenta de gestão de despesas e viagens corporativas tem a ver com isso?

 

Experiência do usuário, UX, usabilidade, estes são temas cada vez mais relevantes para as empresas. Mas será que são importantes apenas quando pensamos na experiência dos nossos clientes ou também dos colaboradores?

Pois é, a experiência do colaborador é extremamente importante para a satisfação do cliente interno, produtividade e retenção de talentos.

Por isso, neste artigo vamos entender como a solução em gestão de despesas e viagens corporativas escolhida pela sua empresa pode impactar na experiência do colaborador.

 

O quê é a Experiência do colaborador?

Esta é uma pergunta simples e complexa. Simples porque de forma resumida, experiência do colaborador é a união de todas as interações que o colaborador tem com seu empregador, toda a estrutura e cultura da empresa e como o colaborador se vê neste contexto. 

Agora, a parte complexa: Quando colocamos estas interações no microscópio, vemos que há uma série de situações objetivas relacionadas à função e papel do colaborador na organização, mas há ainda questões subjetivas como o engajamento, satisfação, relação com a liderança, entre outros aspectos importantes para que o colaborador tenha uma experiência positiva.

 

A experiência do colaborador sofre influência de três aspectos principais:

1. O ambiente em que trabalha;
2. As ferramentas e tecnologias fornecidas pelo empregador;
3. A cultura organizacional ou como o empregador demonstra comprometimento com a saúde e sucesso do empregado;

Hoje, vamos focar nas ferramentas e tecnologias fornecidas pela sua empresa que podem melhorar a experiência dos colaboradores que atuam para realizar negócios cada vez mais rentáveis.

 

Viagens e despesas corporativas: uma operação composta por pessoas

Isso parece óbvio, não é mesmo? Mas até que ponto o seu processo de gestão de viagens ou despesas corporativas é pensado em funções das pessoas que o operacionalizam?

De ponta a ponta do processo de solicitação de reembolsos de despesas ou viagens corporativas haverão pessoas. Solicitando serviços pretrip, prestando contas, conferindo relatórios ou lançado adiantamentos e reembolsos no ERP.

 

Quanto mais manual é um processos, a tendência de que ele cause aborrecimento, insatisfação e diminua a produtividade do seu time é muito maior. Por isso, ao escolher as ferramentas que serão utilizadas é preciso pensar no impacto que terão sobre a experiência do colaborador.

 

Impacto de uma experiência positiva

O autor Jacob Morgan define a experiência do colaborador como “criar uma organização onde os funcionários QUEREM, não PRECISAM aparecer para trabalhar, focando em três ambientes que são cultural, tecnológico e físico.” Em adição à este contexto mais subjetivo, estudos demonstram que funcionários felizes elevam sua produtividade em até 31%, suas tarefas ficam até 19% mais precisas e vendas podem aumentar até 37%.

Levando estes dados em consideração, fica claro como experiências positivas beneficiam tanto o colaborador quando a organização.

 

O que sua ferramenta de gestão de despesas tem a ver com experiência do colaborador?

Como vimos, o ambiente tecnológico e as ferramentas disponibilizadas para seus colaboradores fazem parte da tríade que influencia diretamente esta experiência.

Solicitações de serviços pretrip, prestar contas, conferi-las e lançá-las no sistema financeiro são atividades burocráticas que acompanham colaborador e backoffice.

 

Comumente realizadas de forma manual, seja na ponta do lápis ou em planilhas, estas tarefas consomem tempo e energia, dificultando processos que poderiam ser simples.

Utilizar uma ferramenta de gestão de despesas que elimine esforços desnecessários, que torne processos burocráticos muito mais intuitivos é o caminho certo para chegar à uma experiência do colaborador incrível!

 

Benefícios de soluções para gestão de despesas na experiência do colaborador

Reunimos alguns dos benefícios que seus colaboradores poderão sentir com a ferramenta certa:

Organização e Simplificação

Reunir cupons fiscais, preencher uma planilha, imprimir, assinar tudo e enviar para a equipe de backoffice realizar a conferência. No backoffice chegam em diferentes momentos do mês documentos de inúmeros colaboradores que exigirão atenção para a conferência, correndo o risco de receber cupons deteriorados e ilegíveis. 

 

Estas tarefas do dia a dia de quem está envolvido no processo de gestão de despesas corporativas podem desafiar sua capacidade de organização e estão longe de ser simples. Por isso, soluções para gestão de despesas direcionam todas as informações e ações à uma única plataforma. Além disso, permite digitalizar documentos, evitando que sejam extraviados ou deteriorados, simplificando o trabalho de quem realiza a conferência.

 

Mais acesso à informação

Procurar por aprovações em meio à um mar de e-mails, não saber ao certo qual o total despendido em despesas e viagens ou quando receberá o reembolso. Todos esses aborrecimentos são causado pela falta de acesso centralizado à informações relevantes.

 

Cada perfil de usuário exige acesso à diferentes tipos de informação. Gestores devem realizar análises de custos e aprovações, viajantes e prestadores de contas precisam saber o saldo de seus reembolsos e quando receberão os valores declarados, uma boa ferramenta de gestão proporcionará acesso aos dados necessários de forma rápida e fácil, para que as ações sejam realizadas exatamente quando for preciso.

 

Redução de ansiedade

Que tipo de sentimento as ferramentas utilizadas por seus colaboradores geram?
Muitas vezes esta pergunta passa abaixo do radar. Mas quando um colaborador espera por uma passagem que demora à chegar em sua caixa de entrada ou aguarda por um reembolso que não tem certeza quando será realizado, o sentimento que o invade é a ansiedade.

 

Soluções que fornecem as informações de que seus colaboradores necessitam atuam também na redução da ansiedade, contribuindo para a boa experiência do colaborador. Quando o funcionário deixa de se preocupar com situações que são resolvidas através do acesso às informações, sobra espaço para pensar sobre entregas relevantes, aumentando sua produtividade e diminuindo a ocorrência de erros.

 

Nas últimas décadas, líderes e gestores focaram seus esforços na satisfação e engajamento de seus colaboradores. No entanto, estes temas são parte de um conceito muito mais elaborado e complexo, Employee experience, a experiência do colaborador.

Dado a grande quantidade de horas que funcionários passam conectados à tecnologia, faz sentido que este ambiente impacte diretamente na jornada do colaborador, em suas percepções sobre a empresa e seu trabalho propriamente dito.

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