Automatizando processos administrativos

manuais centralizados.

 

Esse processo de automatizar processos administrativos manuais centralizados, funciona como? Vamos pegar o ambiente geral do mercado, em que as organizações buscam maximizar seus resultados, diminuir seus custos e otimizar o uso de recursos.

É imprescindível o uso de ferramentas que auxiliem no registro e controle das atividades da empresa, ou seja, que façam a automação de processos. Isso serve tanto para as pequenas quanto nas grandes empresas.

Durante muitos anos, preocupou-se pela interação humana e pela realização manual de todas as atividades, mas isso evidenciou ainda mais a improdutividade, quando as tecnologias de informação e de processamento de dados demonstraram-se capazes de realizar as mesmas atividades em tempo mais curto e com uma excelente precisão.

Automação dos processos administrativos:

A automação de processos de negócios tem o objetivo de torná-los mais eficiente e eficazes nas organizações. Por meio do uso de tecnologias adequadas, da integração de informações, de sistemas e do controle do fluxo de trabalho, cria-se a possibilidade de monitoramento em tempo real, de forma confiável e segura.

Automação dos processos administrativos vem aliada a padronização, dando uniformidade na execução de tarefas, reduzindo o tempo gasto pelos colaboradores na execução das atividades e consequentemente otimizando o uso de recursos humanos, reduzindo os custos com pessoal e as chances de falhas humanas.

Outra vantagem da automatização de processos administrativos é a democratização da informação que acaba com os feudos, onde só algumas pessoas sabiam o que fazer e como fazer. Na ausência desses colaboradores, a atividade ficava em espera, aguardando seu retorno.

Quais os processo que podem ser automatizados?

O fluxo de trabalho fica mais célere e ágil, eliminando etapas desnecessárias como gerar informações para outros departamentos: lançamentos da folha para contabilizar, notas de compras para agendamento de pagamentos. Desta forma os colaboradores podem se dedicar a outras atividades mais nobres para o objetivo da empresa.

São muitos os processos que podem ser automatizados para gerar economia para a empresa. A gestão de reembolsos de viagens corporativas é um exemplo disso. Quando realizada de forma manual, envolve um grande trabalho dos funcionários, que precisam prestar contas de tudo após a viagem e, provavelmente, não se recordam de tudo com muitos detalhes.

Além disso, a parte administrativa da empresa precisa processar e registrar todos os dados, gasta boa parte do seu tempo com um trabalho moroso e ineficiente.

Importância dos processos serem automatizados:

A automatização de processos tem se tornado uma constante em empresas em desenvolvimento ou já consolidadas, pois é uma importante ferramenta para a aceleração do seu crescimento e para a gestão mais aprofundada. Confira abaixo algumas vantagens desse processo:

A informatização dos Processos Administrativos são talvez os mais evidentes e fáceis de implementar com resultados extraordinários imediatos, maximizando o investimento e conseguindo redução nos custos evidentes.

Passa para a informatização uma série de atividades repetitivas que tiravam muito tempo dos colaboradores, permitindo a liberação dessa capacidade de mão-de-obra para funções mais produtivas e reduzindo o erro humano e a necessidade de retrabalho. 

Por que ter notinhas?

No entanto quase todos os processos podem ser totalmente ou parcialmente informatizados e normalizados, desde a solicitação à aprovações necessárias em seguir o compliance da empresa.

A existências de notinhas para requerimentos e autorizações dar margem a erros, perdas ou até mesmo furtos. Empresas que tem o olhar para a melhoria contínua de processos, não pode deixar de automatizar fluxos de trabalhos relacionados a despesas, reembolsos ou adiantamentos.

A visibilidade por parte dos gestores, principalmente por conta dos inúmeros relatórios disponíveis, que podem ser usados para análise de métricas de resultados, é um ponto a ser observado quando se pensa em ter resultados positivos durante a gestão integral, ou seja, a gestão feita de ponta à ponta.

Veja com você pode conhecer esse processo automatizado.

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