Como calcular seus custos com viagens corporativas

Os custos com viagens corporativas podem representar parcelas significativas do orçamento das empresas. Isso porque viagens a negócios, participação em cursos e eventos ou visitas aos clientes são recorrentes e essenciais para a maioria das empresas.

Cortar custos nem sempre é uma opção, sobretudo porque muitas dessas viagens são estratégicas e trazem resultados. Entretanto, é importante saber como lidar com essas despesas.

Uma companhia que detecta e controla seus custos em viagens a negócios é capaz de entender suas despesas médias e encontrar soluções para reduzi-las. 

Por isso, este conteúdo te ajuda a detalhar melhor esses valores e ainda dá dicas de como otimizar os custos dessa categoria. Acompanhe!

Quais são as despesas com viagem corporativa?

Todo planejamento financeiro precisa contemplar os gastos essenciais que viagens corporativas geram às empresas. São aqueles custos que simplesmente vão existir e que são reembolsáveis.

Os mais comuns são hospedagem, alimentação, transporte e passagens aéreas. E fazer um bom gerenciamento desses valores é essencial para manter a casa em ordem.

Conheça em detalhes cada uma das despesas com viagem corporativa:

Passagens aéreas

Uma grande parte das viagens corporativas são feitas por avião, ou seja, há o custo obrigatório das passagens aéreas. Muitas vezes, os bilhetes são as despesas mais impactantes para uma empresa.

Com a alta no valor das passagens, é preciso, mais do que nunca, ter um trabalho de garantir a compra das passagens com antecedência. A aplicação da política de viagens neste momento pode trazer inúmeros benefícios.

Hospedagem

A hospedagem também é indispensável na maioria das vezes, com exceção apenas das viagens em que o colaborador retorna no mesmo dia. 

Em viagens maiores, é importante entender qual é a necessidade do colaborador e quanto o hotel vai impactar na experiência. Assim, é possível pensar em soluções com um custo-benefício maior.

As diárias vão variar de acordo com muitos fatores, então se trata também de uma questão de monitoramento dos preços. Entretanto, cabe também às empresas entenderem qual nível de hospedagem funciona bem. Em grandes cidades há opções de hotéis confortáveis e com estrutura satisfatória sem que o preço seja muito alto.

Transporte

O deslocamento no local de destino também será relevante, começando com o traslado do aeroporto para a hospedagem. 

A necessidade de deslocamento também vai depender de fatores como o objetivo estratégico da viagem e a disposição geográfica do local de destino.

Em viagens corporativas, o transporte é comumente feito de duas maneiras: com a disponibilização de um veículo alugado para colaboradores ou com o custeio de corridas, seja por aplicativos de mobilidade, seja por táxi. 

A empresa deve sempre avaliar qual modalidade gera custos melhores e, a partir disso, definir sua política.

Alimentação

A alimentação também é uma questão inegociável, mas que precisa ser monitorada adequadamente. 

Um bom exemplo são os jantares de negócios, que são sempre importantes, contudo, a empresa precisa estar atenta ao consumo de itens que podem estar fora da política de viagens, como a bebida alcoólica. 

Pedidos do tipo vêm discriminados nas notas fiscais e com um recurso com o Paytrack, é possível identificar esses itens para evitar um reembolso indevido.

Um ponto de conexão entre a alimentação e a hospedagem é o café da manhã, geralmente oferecido por hotéis. Visando uma economia de custos, a empresa pode considerar hospedagens que oferecem um bom café da manhã. 

Combustível por km rodado

O reembolso de quilometragem vem da prática dos colaboradores que utilizam seus veículos próprios em exercício da empresa.

Os custos envolvidos nesse deslocamento vão além de combustível, incluem também depreciação do veículo, estacionamento, pedágio entre outras despesas.

Muitas empresas utilizam a mobilidade terrestre como meio de deslocamento e é muito importante que essa alternativa esteja incluída no planejamento de viagens corporativas, incluindo boas práticas como uma política de reembolso de quilometragem.

Seguro viagem

O seguro viagem é uma estratégia de segurança que cobre os colaboradores contra a adversidade no exercício de suas viagens de negócio, é também um ato de duty of care da parte da empresa.

O seguro atende as duas pontas, aos colaboradores que fazem viagens regulares ao exterior e não precisam se preocupar com o bem-estar ou possíveis imprevistos que atrapalhem seus serviços e também assegura financeiramente a empresa contra potenciais perdas.

Como calcular os custos da viagem corporativa?

Saber calcular os custos com viagens corporativas é uma tarefa importante para a área financeira, pois auxilia a evitar erros comuns na gestão de viagens.

Por mais que nem sempre se saiba exatamente o quanto custará cada uma das viagens da sua empresa, é possível definir uma estimativa próxima do valor final. Para isso, é importante começar listando todas as despesas que mencionamos anteriormente, como:

• Hospedagem
• Alimentação
• Transporte e deslocamento
• Seguro de viagem

A grande questão é: que ações considerar na hora de calcular os custos? Confira nossas dicas!

Defina a média de cada tipo de custo

Você pode, por exemplo, pesquisar a passagem aérea em cinco sites de preços diferentes e fazer a média de valor entre essas opções. Assim, haverá um preço mais próximo possível do que realmente será pago mais à frente.

Esse mesmo cálculo pode ser feito com gastos mais gerais, buscando o histórico de custos recentes de pessoas que viajaram a negócios. É uma das formas mais precisas de chegar a valores realistas.

Assim como foi feito com as passagens aéreas, também calcule a média das hospedagens considerando algumas opções. Dessa forma, fica mais fácil saber o quanto uma diária custará.

Feche um orçamento para despesas com viagens

Todo cálculo precisa ter um ponto de partida básico. Então, se a ideia é ter um planejamento financeiro eficiente para a viagem, comece determinando quando é o orçamento a ser respeitado. Assim, fica mais fácil encaixar os custos dentro dessa delimitação financeira.

Considere as despesas extras no orçamento

Não deixe de considerar a possibilidade de despesas extras durante a viagem, como taxas de bagagem, transporte local, alimentação fora do horário de trabalho, entre outros. Estabeleça limites e oriente os funcionários sobre as despesas cobertas pela empresa.

Cuide dos reembolso de despesas pessoais

Estabeleça diretrizes claras em relação ao reembolso de despesas pessoais durante a viagem. Defina quais despesas serão cobertas pela empresa e quais devem ser pagas pelo funcionário. Isso ajuda a evitar conflitos e gastos desnecessários que não podem ser previstos na hora de calcular os custos da viagem e que vão além das despesas extras.

Defina um local para fazer o cálculo dos custos

Para calcular os custos da viagem, a área financeira pode utilizar planilhas ou sistemas de gestão financeira, inserindo os valores estimados em cada categoria de despesa. Fazendo isso, fica mais fácil entender os gastos anteriores e prever os custos de futuras viagens.

Seguir essas dicas ajudará a área financeira a calcular os custos com viagens corporativas de forma eficiente, garantindo um gerenciamento financeiro adequado e maximizando o retorno sobre o investimento em viagens de negócios.

E como reduzir os custos com viagens corporativas? 

Conseguir reduzir os custos com viagens corporativas nem sempre é fácil e exige bastante dedicação por parte do time financeiro. Porém, algumas dicas podem ser de grande ajuda. Confira!

Defina uma política de viagem corporativa

A política de viagem corporativa contribui para que todos os colaboradores conheçam as regras e normas que a empresa estabelece para a realização de viagens e deslocamentos.

Dentro dessa política, o gestor pode definir os prazos de solicitação, níveis de aprovação, processo interno para gestão da viagem, entre outras informações que contribuem para se estabelecer um processo mais organizado e dessa forma otimizar os recursos financeiros.  

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Pesquise em múltiplos fornecedores

Sabemos que muitas empresas possuem um laço de forte parceria com sua agência de viagem, porém, é sempre interessante pesquisar as opções de voos e hospedagens em outros fornecedores, pois esses são valores que fazem muita diferença no final do mês, é importante calcular custo de viagem, levando em consideração a redução de custos com essas despesas corporativas.

Faça reservas com antecedência

Encoraje a reserva antecipada de passagens aéreas, hospedagem e outros serviços relacionados à viagem. Muitas vezes, reservas feitas com antecedência podem resultar em tarifas mais baixas, permitindo economia de custos significativa.

Monitoramento de gastos 

Implemente um sistema de monitoramento de gastos durante a viagem para acompanhar os custos em tempo real. Isso permite uma análise contínua dos gastos e a possibilidade de intervir, se necessário, para evitar ultrapassar o orçamento estabelecido.

Controle a produtividade dos viajantes

Os custos com viagens corporativas são altos e precisam render bons frutos para a empresa. Uma forma de otimizar os recursos investidos nesses deslocamentos é elevar ao máximo a produtividade dos viajantes.

Para alcançar sucesso nesse ponto é preciso ​controle e organização​. Ter informações em tempo real dos colaboradores que estão fora da empresa pode se tornar uma ferramenta preciosa para a tomada de decisão.

Um exemplo prático: se você sabe onde seus vendedores externos estão em tempo real, e possui o controle do roteiro de visitas de cada um deles, ao aparecer uma oportunidade de negócio próxima à esses locais será muito mais fácil encaixar na agenda do vendedor uma visita, e dessa forma não perder a oportunidade de atender um novo cliente.

Além disso, utilizando uma ferramenta prática e intuitiva o viajante pode focar no objetivo principal da sua viagem e ainda sim os gestores conseguem ter uma visibilidade em tempo real sobre os gastos.

Controle a prestação de contas

Quando a prestação de contas é controlada, todo o processo de viagem se torna mais transparente. Além disso, com a análise das despesas e relatórios da equipe, o gestor pode identificar gargalos e adequar sua política de viagem corporativa, para reduzir esses custos. Com informações reais e confiáveis toda a gestão de recursos se torna mais assertiva!

Conte com uma ferramenta de gerenciamento de viagens e despesas

Sabemos que para seguir as dicas que compartilhamos acima é preciso organização e tempo. Estabelecer e controlar esses processos de forma manual pode se tornar uma tarefa impossível e duvidosa, dependendo do tamanho e fluxo de viagens da empresa. É por isso que soluções como o Paytrack existem ​para ajudar empresas a controlar e otimizar seus recursos, diretamente reduzindo custos.

Fale com nossos especialistas e tenha total controle dos custos das suas viagens corporativas!