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Benefícios em Automatizar a Prestação de Contas de Viagens Corporativas

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Melhorar a produtividade​ e reduzir os custos dos processos e pessoas, tornou-se um desafio para todas as empresas. 

Em meio ao volume de colaboradores e papéis envolvidos nos procedimentos, a gestão de documentos​ através do ​armazenamento digital​ pode ser levantada como uma ​estratégia para otimizar os processos​ – também considerada relevante no artigo compartilhado pelo ​Portal de Administradores​ – afinal, é alto o volume de documentos e é de ​grande importância o controle destas informações nas organizações​. 

Um dos principais geradores de papéis e informações nas organizações, são os processos voltados às ​viagens e deslocamentos​. Ações que envolvem compras, fornecedores, gestores, viajantes e backoffice/financeiro, normalmente situados fisicamente distantes uns dos outros. 

Para entender o impacto desse volume (papéis/informações), separamos 5 benefícios da Automatização da Prestação de Contas das Viagens. Vamos lá! 

1. Segurança 

Sem dúvidas, um dos melhores benefícios da digitalização é a segurança. É possível evitar perdas que são fáceis de acontecer em materiais físicos como: comprovantes, notas fiscais e recibos. Além do fato da degradação pela natureza do documento, além disso, estes estão sujeitos a inundações e incêndios. 

2. Acesso

Inserir as informações e obter acesso​ aos documentos definitivamente fica mais fácil e rápido. Se optado por uma ferramenta ​web e mobile​, realizar a prestação de contas (inserir informações), tanto quanto conferir ou acessar resultados para gestão, pode ser realizado de qualquer lugar. As informações estarão seguras e centralizadas, facilitando a busca e levantamento das informações, aumentando assim o seu uso e relevância . 

3. Espaço 

Com a transformação da prestação de contas físicas em digitais, não é mais necessário ter várias pastas e caixas cheias de papéis. Isto é: sem arquivo morto para prestação de contas de viagens! Assim, é possível ganhar espaço para ampliar as áreas de trabalho. Dois arquivos de aço de quatro gavetas cada, comportam por volta de 20.000 páginas. A digitalização desse arquivo, ocupa um espaço em disco de mais ou menos 1 Gigabyte. 

4. Produtividade 

 Propor a ​automatização da Prestação de Contas​ baseada em uma ​Política de Viagens e reembolso​, permite aumentar a produtividade da empresa em larga escala. Os envolvidos nesse processo, podem contar com uma solução para inserir as informações fundamentais para a organização e digitalização dos comprovantes.  

As políticas e workflow de aprovação já predefinidas (como é possível realizar com o Paytrack), faz com que ao inserir os dados, as políticas/diretrizes sejam validadas, e as informações são enviadas para a próxima etapa automaticamente. Conferir manualmente ou redigitar as informações semelhantes por outras equipes, não é mais necessário. 

 

5. Economia 

Automatizar e mudar a forma de realizar as prestações de contas, reduz significativamente os custos voltados a ​mão de obra​, ​papéis ​e ​espaço​. Além da atividade de viagens como focamos ao longo da matéria, lembre-se do tempo dedicado de quem manuseia as informações, e o quão significativo são os valores relacionados a folha/valor por hora de trabalho da equipe. 

Como as informações são inseridos nosistema e enviadas automaticamente para as próximas etapas/próximos envolvidos, note que custos com armazenamento de recibos, envio de papéis e malotes já são eliminados, bem como o tempo inserir manualmente essas informações em planilhas ou no seu sistema financeiro, não são mais necessários. Portanto, existe uma ​redução de até 73% do tempo gasto no BackOffice voltado para essa finalidade​. A solução permite também uma visão ​Ontime do Budget​, proporcionando melhores aprovações de viagens e orientações pelos gestores. 

BÔNUS: QR CODE 

Existe também a possibilidade de digitalização através do ​QR Code​ que se mostra muito eficiente na coleta das informações, tendo em vista que este código é convertido em informações como: texto, um ​endereço URL​, um número de telefone, uma localização georreferenciada, um e-mail, um contato ou um SMS. 

Ainda não é obrigatório em todo território nacional, mas já praticado em larga escala principalmente nos estados do Paraná e São Paulo, com propensão nos demais. 

O Paytrack já contempla a leitura por QR Code, bem como o registro da URL que direciona ao SEFAZ do estado correspondente (mais informações, agilidade e segurança). 

Você conheceu os principais benefícios da automatização da prestação de contas de viagens e deslocamentos. 

Concluímos então, que é possível ​melhorar a gestão​ da informação, ​diminuir custos​ de operação e ​aumentar a produtividade​, além de ganhar espaço e ter segurança​ das informações fazendo o uso da digitalização. 

Vamos automatizar a prestação de contas de Viagens e conquistar todos estes Benefícios? 

Tem alguma dúvida? 

Quer conhecer mais sobre a nossa solução, e entender como o Paytrack pode ajudar sua empresa a reduzir custos e otimizar processos? Venha conversar conosco! É só se cadastrar aqui que alguém da nossa equipe entrará em contato com você para tirar suas dúvidas.

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